E-Rechnung: Wie die Pflicht zur Kür wird - Teil 2
Inhaltsübersicht:
- Wie kann die E-Rechnung erfolgreich gemeistert werden?
- Was bedeutet die E-Rechnung für unsere Rechnungsprozesse?
- Fazit
Wie kann die E-Rechnung erfolgreich gemeistert werden?
Die Einführung der E-Rechnung stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Laut dem Online-Magazin Beschaffung-aktuell.industrie sind die auftretenden Schwierigkeiten überwiegend1:
- technische Anpassungen
- Mitarbeiterschulungen
- Kompatibilität zwischen den Systemen
- diverse Sicherheitsaspekte
Diese Herausforderungen müssen erfolgreich gemeistert werden. Es ist wichtig, die richtige Strategie für die spezifischen Anforderungen und Strukturen des eigenen Unternehmens zu wählen. Laut E-Rechnungsexperten Martin Bannik (AFI Solutions) sind dabei vier grundsätzliche Ansätze zu berücksichtigen:
1. „Do it yourself“
Das Unternehmen baut alle erforderlichen Kompetenzen intern auf (siehe Abb.1). Dieser Ansatz erfordert neben dem anfänglichen Fachwissen auch die kontinuierliche Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Wissens. Vor dem Hintergrund des aktuellen Fachkräftemangels kann der „Do-it-yourself–Ansatz“ eine besondere Herausforderung darstellen.
Abb.1 Kompetenzen des Kunden / intern
2. Einsatz von Konvertern
Viele Konverter dienen als Werkzeug, wenn es um die Umsetzung von E-Rechnungen geht. Die Bandbreite ist groß: Einige sind einfache Tools, die eine manuelle Konvertierung von PDF in E-Rechnungsformate ermöglichen. Andere sind komplexe Lösungen, wie das eDocument Cockpit von SAP2. Auch wenn Konverter ein hilfreiches Werkzeug bei der Umsetzung von E-Rechnungen sind, verbleibt ein Großteil der notwendigen Kompetenz und Verantwortung im Unternehmen:
- Mapping
- Techn. Änderungen
- Ablage der Adressierung
- Lesbarkeit
- Access Points
- Überwachung
- SAP-Integration
(siehe Abb.2).
Abb.2 Kompetenzen beim Einsatz von Konvertern
3. EDI-Anbieter
EDI-Anbieter sind Unternehmen, die sich auf den elektronischen Datenaustausch (EDI – Electronic Data Interchange) spezialisiert haben und entsprechende Dienstleistungen anbieten.3 Sie können mit einer Art Spezialwerkstatt verglichen werden, die einen bestimmten Aufgabenbereich effizient abdeckt. Ein qualifizierter EDI-Anbieter kann viele der erforderlichen Aufgaben und Kompetenzen übernehmen. Dazu zählen z.B. das Mapping, technische Änderungen, Access Points und die Konvertierung. Allerdings gibt es Einschränkungen: Sie decken in der Regel nur ein spezifisches Fachgebiet ab. Viele genannten Kompetenzen bleiben daher unberücksichtigt. So wird in der Regel keine tiefe ERP-Integration angeboten. Auch die Verwaltung der Ablage, Adressierung und Lesbarkeit der Dokumente muss weiterhin intern erfolgen (siehe Abb.3). Zudem steht für die Überwachung höchstens ein technischer Monitor außerhalb des eigenen ERP’s zur Verfügung.
Abb.3 Kompetenzen beim Einsatz von EDI-Anbietern
4. Single Point of Business
AFI Solutions setzt auf den sogenannten Single-Point-of-Business-Ansatz und bietet alle erforderlichen Kompetenzen aus einer Hand. Zurück zum Werkstattvergleich: Im Gegensatz zu den Werkzeugen (Konverter) und der Fachwerkstatt (EDI-Anbieter) ist AFI Solutions die Markenwerkstatt. Sie bietet umfassende Unterstützung in allen relevanten Bereichen. Lediglich die fachliche Überwachung der Rechnungen erfolgt weiterhin intern (siehe Abb.4), wobei auch hier entsprechende Monitore für die jeweilige SAP-Landschaft angeboten werden.
Abb.4 Kompetenzen beim Verwenden des Single- Point- of- Business- Ansatzes (AFI Solutions)
Was bedeutet die E-Rechnung für unsere Rechnungsprozesse?
Unabhängig vom gewählten Ansatz ist zu analysieren, welche Auswirkungen die E-Rechnung auf die eigenen Prozesse hat. Im Vordergrund stehen zunächst die Herausforderungen, die je nach gewähltem Ansatz reduziert werden können. Darüber hinaus ist der Einsatz verschiedener Tools hilfreich, um Prozesse zu vereinfachen. Beispiele hierfür sind Lösungen zur Integration von Dokumenten oder Anhängen in SAP oder Tools zur Aktualisierung der Umsatzsteuer-IDs der Geschäftspartner.
Die Prozesse werden zusätzlich durch die Vorgaben der Pflichtfelder in den E-Rechnungsformaten beeinflusst. Es ist zu prüfen, ob die bestehenden Prozesse die erforderlichen Informationen liefern. Des weiteren gilt es zu evaluieren, wie komplexe Rechnungsprozesse (beispielsweise Baurechnungen) in die E-Rechnung integriert werden können.
E-Rechnungen bieten eine 100%ige Datenqualität. Diese kann genutzt werden, um die Automatisierung der Prozesse auf der Empfängerseite voranzutreiben. Daten, die bisher von der Erkennungssoftware nicht zuverlässig ausgelesen werden konnten (z.B. Positionstexte), können dann effizient genutzt werden.
Fazit
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung einer sorgfältigen Vorbereitung bedarf. Die gezielte Auswahl eines geeigneten Anbieters und der Einsatz verschiedener Hilfsmittel können die Integration erleichtern. Die E-Rechnung bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Automatisierung der Prozesse voranzutreiben.
Entscheidend ist, sich frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen und die notwendigen Schritte detailliert zu planen. AFI Solutions unterstützt Sie gerne bei diesem Prozess. Kontaktieren Sie uns für eine umfassende und unverbindliche Beratung:
Ihr Fachexperte
Martin Bannik
+49 711 26892 - 0
3 https://ecosio.com/de/blog/wozu-brauche-ich-einen-edi-dienstleister/
