Elektronische Auftragsbestätigung als Qualitätstreiber in SAP

Inhaltsübersicht: 

• Warum ist die Auftragsbestätigung in SAP wichtig?
• Mögliche Risiken, wenn keine Bestellbestätigung existiert
• Digitale Auftragsbestätigungen sind schneller und günstiger
• Wie funktioniert die elektronische Auftragsbestätigung in SAP?
• Gegenüberstellung der digitalen Auftragsbestätigung und der Einkaufsbelege in einer Oberfläche
• Mit der digitalen Auftragsbestätigung werden Preiskorrekturen zum Kinderspiel
• Praxisbeispiel
• E-Mails einfach an SAP-Vorgänge heften
• Automatische Verarbeitung mehrerer Auftragsbestätigungen zu einem Einkaufsbeleg
• Am Anfang steht der Prozess, dann folgt die Software
• Fazit
• Kostenloses Whitepaper: Auftragsbestätigungen besser digitalisieren

Der Einkauf spielt in Unternehmen eine wichtige strategische Rolle, um die Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Einkaufsabteilungen sollten daher nicht damit beschäftigt sein, Daten zu vergleichen und abzutippen. Den Raum für die Kernaufgaben des Einkaufs schaffen elektronische, automatisierte Einkaufsprozesse: Sie befähigen Unternehmen, schneller und flexibler auf die veränderten Anforderungen der digitalen Welt zu reagieren.

Die Digitalisierung eingehender Auftragsbestätigungen spielt innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses eine entscheidende Rolle: Sie erhöht zum einen die Datenqualität im gesamten Bestellprozess bis hin zur Rechnung und sorgt zum anderen für Transparenz sowie Tempo in den Folgeprozessen.

Warum ist die Auftragsbestätigung in SAP wichtig?

Die Auftragsbestätigung korrigiert den Bestellvorgang in SAP bei Abweichungen und vereinfacht sowie beschleunigt dadurch auch im Anschluss den Prozess der Rechnungsverarbeitung. So lassen sich nicht nur Fehlerquellen beim Bestellvorgang ausschließen, sondern auch die der nachgelagerten Prozesse und erhöhen deren Potenzial zur Automatisierung.

Nach wie vor gibt es in Beschaffung und Einkauf aufgrund manueller Abläufe viele Medienbrüche, die kostenintensiv sind und sich negativ auf die Datenqualität, Bearbeitungszeit sowie Transparenz auswirken. Beispielsweise kommt es oft vor, dass eingehende Auftragsbestätigungen ausgedruckt werden, um sie besser mit dem SAP-Einkaufsbeleg abzugleichen. Die notwendigen Änderungen bei Abweichungen werden daraufhin manuell im SAP-System eingepflegt.

Dieser Vorgang dauert seine Zeit und es fehlt vor allem an Transparenz: Welchen Einkaufsbeleg betrifft die Änderung? Wo gibt es Verzögerungen? Wie wirken sich diese vielleicht sogar auf die Ressourcen und Liquidität des Unternehmens selbst aus?

Jede Einkaufsabteilung benötigt Daten zu ihren Einkaufsbelegen in Echtzeit – inklusive aller Abweichungen von Preisen, Terminen, Mengen oder Incoterms. So können Einkäufer umgehend reagieren, wenn zum Beispiel das bestellte Material nicht rechtzeitig geliefert werden kann. Verzögerungen in den Unternehmensabläufen lassen sich dementsprechend vermeiden.

Mögliche Risiken, wenn keine Bestellbestätigung existiert:

• Lieferant hatte eine Preiserhöhung
• Lieferant ändert die Einkaufs- und Versandbedingungen
• Lieferant kann das Bestellmaterial nicht liefern
• Lieferant liefert nicht zum gewünschten Zeitpunkt (just in time)
• Lieferant liefert ein falsches Produkt
• Lieferant liefert an den falschen Standort
   

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Digitale Auftragsbestätigungen sind schneller und günstiger

Digital ist schneller als manuell. Das belegen zahlreiche Studien, so auch die im DACH-Raum durchgeführte Studie der HTWK Leipzig. Diese zeigt, dass eine weitestgehend elektronisch unterstützte Auftragsbestätigung drei Mal schneller ist als ein unternehmensweit zwar einheitlicher, aber manuell abgewickelter Prozess. Vor allem kostet der manuelle Abgleich zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung wertvolle Zeit!

Die Erfahrung aus verschiedenen Kundenbefragungen hat gezeigt, dass das Abtippen der Auftragsbestätigung ca. 5 bis 10 Minuten dauert, die bloße Prüfung mindestens 3 Minuten. Die Kosten pro Auftragsbestätigung sind mit 1,01 Euro bei der digitalen Abwicklung im Vergleich zu 3,74 Euro bei der manuellen fast vier Mal so hoch!

Wie funktioniert die elektronische Auftragsbestätigung in SAP?

Für digitale Auftragsbestätigungen in SAP benötigen Unternehmen eine Zusatzlösung, wie zum Beispiel unser SAP Add-On AFI Confirmation für die SAP S/4HANA-Welt oder für SAP ERP.

Bevor es losgeht, müssen die eingehenden Daten der Auftragsbestätigung natürlich erst richtig ausgelesen werden und das am besten zentral. Bestellbestätigungen erreichen die Organisationen über unterschiedliche Eingangskanäle und oft an verschiedenen Standorten: elektronisch per EDI, per Fax, als PDF per E-Mail oder per Post.

Wichtig ist, dass die eingesetzte SAP Add-On-Lösung alle möglichen Ankunftsszenarien eingehender Auftragsbestätigungen abdecken kann, um die Daten zentral und digital für die weitere Verarbeitung zur Verfügung zu stellen.

Gegenüberstellung der digitalen Auftragsbestätigung und der Einkaufsbelege in einer Oberfläche

Auch digital muss es zwecks Monitoring möglich sein, die Auftragsbestätigung und Einkaufsbelege (bspw. Bestellung, Lieferplan, Rahmenkontrakte etc.) in einer Oberfläche abzugleichen. Abweichungen sollten automatisch visuell hervorgehoben werden. Das erleichtert die Validierung bei Unstimmigkeiten.

Bei der digitalen Verarbeitung verknüpft die Software die Auftragsbestätigung direkt mit dem Einkaufsbeleg in SAP. Der direkte Absprung aus der Lösung in die wichtigsten Transaktionen von SAP (wie z. B. Infosatz, MD04, Materialstamm oder Einkaufsbeleg) ermöglicht den einfachen Abgleich der Bestelldatenpositionen mit der Auftragsbestätigung.

Diese Funktion ist ein Muss, um die Bearbeitung zu vereinfachen. Unsere Kunden bestätigen uns immer wieder den messbaren Nutzen der digitalen Verarbeitung der Auftragsbestätigungen in der Praxis. So auch Helmut Gaßman, Einkaufsleiter bei der MAG IAS, einem weltweit führenden Anbieter individueller Werkzeugmaschinen und Fertigungssysteme: „Mit Go-Live der Software zur automatisierten Verarbeitung unserer Auftragsbestätigungen hat sofort jeder meiner Mitarbeiter die Entlastung gespürt. Wir erleben eine deutliche Zeitersparnis im Gesamtprozess.“
 

Mit der digitalen Auftragsbestätigung werden Preiskorrekturen zum Kinderspiel

Immer wieder kommt es vor, dass es Preisabweichungen gibt. Ohne digitale Unterstützung müssen solche Änderungen mit viel Aufwand im SAP-Einkaufsbeleg korrigiert werden. Eine gute Lösung erfasst im Standard Rabatte sowie Zuschläge auf Kopf- und Positionsebene in der Auftragsbestätigung und aktualisiert diese automatisch im Einkaufsbeleg sowie im Einkaufsinfosatz.

Praxisbeispiel:

Ein Anbieter von Werkzeugmaschinen setzt auf die digitale Verarbeitung seiner eingehenden Auftragsbestätigungen. Es kommt häufig vor, dass Lieferanten Rabatte oder Zuschläge in der Bestellbestätigung ausweisen, die im SAP-Einkaufsbeleg selbst noch nicht vermerkt sind. Der Hersteller nutzt die Möglichkeit, solche Vorkommnisse automatisch zu korrigieren. Das SAP Add-On erkennt Abweichungen und überschreibt den ursprünglichen SAP-Einkaufsbeleg automatisch. Dies wird in der Praxis oft eingesetzt und funktioniert einwandfrei. Compliance und Transparenz sind jederzeit gegeben, da alle Prozessschritte lückenlos protokolliert werden. Der Einkäufer ist immer auf dem Laufenden und kann einfach nachvollziehen, wie sich die Nettopreise zusammensetzen. Durch die Möglichkeit, den Einkaufsinfosatz direkt zu aktualisieren, werden zukünftig die Einkaufsbelege auch gleich mit den aktuellen Konditionen erstellt. Dadurch kommt es bei den nächsten Bestellungen nicht erneut zu Abweichungen.
 

E-Mails einfach an SAP-Vorgänge heften

Eine weitere Erleichterung im Arbeitsalltag bietet die Möglichkeit, E-Mails einfach an SAP-Vorgänge zu heften. Ob Auftragsinfo, Notiz zum Kreditor oder beliebige weitere Nachrichten: Es ist sehr praktisch, wenn sich E-Mails mit zwei Klicks dem passenden SAP ERP- oder SAP S/4HANA-Business-Objekt zuweisen lassen. Die E-Mails können dann schnell und einfach in SAP aufgerufen werden. Die Bearbeiter profitieren von maximaler Transparenz.
 

Automatische Verarbeitung mehrerer Auftragsbestätigungen zu einem Einkaufsbeleg

Oftmals zieht ein Einkaufsbeleg mehrere Auftragsbestätigungen nach sich, wenn es zum Beispiel zu Terminverschiebungen kommt. Manuell müsste der Bearbeiter das Lieferdatum jedes Mal anpassen. Die heutigen Lösungen ermitteln, ob bereits eine Auftragsbestätigung vorhanden ist. Welche Steuerung bei einer Folgeauftragsbestätigung greift, wird in der Regel kundenindividuell eingestellt.
 

Am Anfang steht der Prozess, dann folgt die Software

Eine automatisierte, elektronische Auftragsbestätigungsverarbeitung einzuführen, ist kein reines IT-, sondern eher ein Organisationsprojekt. Die IT-Abteilung hilft dabei, das System zu installieren. Die Umgestaltung der Organisation ist Aufgabe des Managements, das voll hinter solch einem Projekt stehen muss. Vor jeder Einführung neuer Softwareprodukte sollten Unternehmen immer zuerst ihre Prozessabläufe analysieren lassen.
 

Fazit: Vorteile der digitalen Auftragsbestätigung

Transparenz, Datenqualität und ein hoher Automatisierungsgrad sind die Eckpfeiler der digitalen Transformation. Die elektronische Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen schafft Raum für wertschöpfende Aufgaben. Sowohl Studien als auch die Praxis belegen, dass papierlose und automatisierte Prozesse de facto günstiger, schneller sowie transparenter sind. Die Vorteile der elektronischen Bearbeitung von Auftragsbestätigungen sind vielfältig und überzeugend.

Kostenloses Whitepaper: Auftragsbestätigungen besser digitalisieren

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