Einkauf 4.0 und seine Vorteile: Sein oder Nichtsein

Inhaltsübersicht:

• Der Einkauf sollte tun, was er am besten kann: Günstig einkaufen!
• Autonome Prozesse sind das Gold der Zukunft
• Roadmap Einkauf 4.0: Optimierung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse
• Fazit: Die Gretchenfrage – Wie weit ist ihr Einkauf 4.0?
• Vorteile Einkauf 4.0

Im Zuge der vierten industriellen Revolution lasten hohe Erwartungen auf dem Einkauf und dem damit einhergehenden Begriff »Einkauf 4.0«. Es steht außer Frage, dass sich die Bedingungen im Einkauf verändern, denn die wirtschaftlichen Anforderungen sind schon lange im Wandel. Hinzu kommt, dass das dezentrale Bearbeiten von Vorgängen heutzutage schlichtweg ein Risikofaktor ist. Bei unerwarteten Vorkommnissen zeigen sich die Nachteile massiv.

Zentrales, digitales Arbeiten stellt dagegen den reibungslosen Ablauf von Unternehmensprozessen auch in Krisenzeiten sicher. Generell sollten Flexibilität, Transparenz und Effizienz zur Basisausstattung eines wettbewerbsstarken Unternehmens gehören – und genau darauf zielen die Vorteile von Einkauf 4.0.
 

Der Einkauf sollte tun, was er am besten kann: Günstig einkaufen!

Der Einkauf soll sich unter allen nötigen wirtschaftlichen Gesichtspunkten um die Versorgung des Unternehmens kümmern. Hierbei ist es, im Sinne des strategischen Beschaffungsmanagements, wichtig, auf optimale Preise zu achten, Beziehungen zu den besten Lieferanten zu pflegen oder aufzubauen. Geschieht dies mit der Unterstützung digitaler Anwendungen, so spricht man von E-Procurement.

Der Grund für das Hervorheben des Einkaufs innerhalb der Industrie 4.0 liegt unter anderem daran, dass dort die meisten Schnittstellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens bestehen. Daten, die im Einkauf verarbeitet werden, haben Einfluss auf viele andere Bereiche des Unternehmens: So beschleunigt eine schnell erfasste und verarbeitete Auftragsbestätigung zum Beispiel nicht nur den Einkaufsprozess, sondern sorgt beispielsweise auch für eine reibunglosere und schnellere Eingangsrechnungsverarbeitung.

Und hier gilt für den Einkauf wie auch für alle anderen Bereiche: Papier ist träge und sollte digitalisiert werden. Heutzutage noch Daten aus unterschiedlichen Systemen umständlich zu vergleichen und manuell zu pflegen, ist wie Autofahren mit gezogener Handbremse: Es kann einfach nicht vorangehen. Darüber hinaus frisst Papier im Getriebe wertvolle Zeit für Kernaufgaben, die der Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens dienen.

Daher läuft im Einkauf 4.0 das Beschaffungsmanagement völlig digitalisiert ab. Denn digitale Daten sind die Grundlage für weitere Prozessoptimierungen.  
 

Autonome Prozesse sind das Gold der Zukunft

Die Digitalisierung allein ist nur die Basis, auf der sich Einkauf 4.0 zum vollen Potenzial entfalten kann. Der wahre Effizienzbeschleuniger ist die Prozessautomatisierung und für diese braucht es elektronische Daten. Insbesondere die operativen Tätigkeiten lassen sich durch autonome Prozesse immens unterstützen.

Nehmen wir beispielsweise einen großen Hersteller von Industrieanlagen, der bei einem seiner Lieferanten eine wichtige Zukaufkomponente bestellt hat, deren Lieferung sich allerdings verzögert. Diese Verzörgerung birgt die Gefahr, dass der Anlagenhersteller im schlimmsten Fall seinen eigenen Kunden nicht pünktlich beliefern kann und eine Vertragsstrafe zahlen muss.

Aus diesem Grund ist der transparente Ablauf des Bestell- und Lieferprozesses im Einkauf essenziell für eine reibungslose Versorgung der Organisation. Läuft dieser digital ab und wird durch transparente SAP-Add-Ons visualisiert, ist eine solche Unstimmigkeit sofort ersichtlich und der Einkauf kann schnell reagieren. Die Vorteile sind unter anderem schnellere Durchlaufzeiten, höhere Prozesssicherheit, Kostenreduzierung sowie eine raschere Reaktionsfähigkeit.
 

Roadmap Einkauf 4.0: Optimierung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse

Vor der Digitalisierung kommt die Prozessoptimierung. Das Ziel sollte sein, so viele Teilschritte wie möglich innerhalb der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse automatisiert – also ohne manuelles Zutun – ablaufen zu lassen. Hier bieten sich standardisierte Abläufe an: Standardisierte Prozesse sind mess- sowie wiederholbar und lassen sich daher einfach automatisieren.  

Ein weiterer Game Changer ist die bereichsübergreifende Datenverfügbarkeit in Echtzeit, da sie die Reaktionsschnelligkeit der Einkäufer auf Marktveränderungen erhöht. Je durchgängiger der Informationsfluss durch die optimale Vernetzung der Akteure entlang der Wertschöpfungskette, desto höher die Wertschöpfung.

Apropos Vernetzung: Integrierte Systeme lösen das dezentrale Management ab, so dass Einkauf, Lieferanten und Fachbereiche für eine nahtlose Informationsversorgung optimal verbunden sind.
 

Fazit: Die Gretchenfrage – Wie weit ist Ihr Einkauf 4.0?

Heute gibt es sehr viele technische Möglichkeiten, die Belege und Aktivitäten im Einkauf weitgehend zu digitalisieren. Medienbrüche sind ein Relikt der Vergangenheit. Einkauf 4.0 ist mit dem Einsatz digitaler Lösungen nicht nur Pflichtprogramm, sondern richtig umgesetzt, auch das Heilmittel für viele Schmerzpunkte der täglichen Arbeit. 
 

Vorteile Einkauf 4.0

• Ortsunabhängiger Datenzugriff: Volle Flexibilität bei der Arbeit, auch via Mobile Devices, wenn MitarbeiterInnen unterwegs sind, oder wenn aus dem Homeoffice gearbeitet wird. 
• Zentrale Daten- und Prozesstransparenz: Einfache Unterstützung, Umschichtung und Vertretung, da die Nachvollziehbarkeit des Arbeitsstatus sowie der Arbeitsschritte transparent gegeben ist.  
• Automatisierte Informationsflüsse: Durchgängig standardisierte Prozesse sorgen für automatische Informationsflüsse. Das wiederum führt ebenfalls zu …
• … niedrigen Prozesskosten
• Weltweite Vernetzung und Integration von Lieferanten: Einfache Kommunikation und Nutzung globaler Angebote
• Dokumentation der Kommunikation sowie des Prozessablaufs: Dies sorgt für die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Abläufen.
• Bessere Einkaufspreise und höhere Einsparungen: Mehr Zeit für die Suche und Pflege neuer bzw. bestehender Lieferantenbeziehungen
• Reduzierung der manuellen Tätigkeiten auf ein Minimum
• Hohe Datenqualität durch weniger Fehler: Der Wegfall manueller Tätigkeiten sorgt nachweislich für eine höhere Datenqualität.
• Die Möglichkeit, selbstlernende Systeme einzubinden: Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz steigert zusätzlich die Optimierung der Datenqualität und somit Prozessabläufe.

Das ist keine Zukunftsvision, sondern in vielen Unternehmen bereits gelebte Praxis. Digitale Daten bieten neue Potenziale, die sich oft in althergebrachten Strukturen nicht entfalten können. Einkauf 4.0 beleuchtet gleichermaßen die Voraussetzungen sowie Vorteile der Digitalen Transformation im Einkauf.
Die Frage ist daher: Wie wollen Sie in Zukunft arbeiten?