Geschäftstermine, Spesen und Auslagen: Wohin geht die Reise?

Inhaltsübersicht:

• Die Corona-induzierte „Zwangs-Digitalisierung“ hat das Reisen verändert
• Außer Spesen nix gewesen? Studien offenbaren Nachholbedarf
• Zeit ist Geld – sowohl für Arbeitgeber als Arbeitnehmende
• Nachhaltigkeit und Geschäftsreisen

Corona-Pandemie, Krieg in der Ukraine, steigende Energiepreise, Klimawandel und so weiter… 
Globale sowie nationale politische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Herausforderungen haben dem Themenkomplex Geschäftsreisen, Reisekosten und Auslagen in den letzten Jahren hart zugesetzt. Die Corona-Pandemie hatte das geschäftliche Reisen zu Kunden quasi über Nacht ad acta gelegt. Auswärtstermine fanden fast gar nicht mehr statt, wurden eher digital durchgeführt oder aufs Nötigste reduziert. Nun scheint aber der Bereich spürbar an Fahrt aufzunehmen. Rund 75 Millionen Geschäftsreisen im Jahr 2022, so die aktuelle VDR-Geschäftsreiseanalyse, sprechen eine klare Sprache. Doch wie hat sich dieser wichtige Wirtschaftssektor weiterentwickelt?

Laut dieser Studie ist die Zahl der Business Trips im Jahr 2022 im Vergleich zum Vorjahr um 82 Prozent gestiegen. Die Summe an Spesen und Auslagen verzweifachte sich auf 26,9 Milliarden Euro. Längere Reisen in weiter entfernte Länder wurden und werden künftig dagegen weniger. Zudem gewinnen der Faktor Nachhaltigkeit und damit einhergehende nachhaltige Reiseangebote immer mehr an Bedeutung, sowohl für Unternehmer als auch für Business Traveller. 

„Sicher hängt das auch mit dem aktuellen ökologischen Bewusstsein in der Gesellschaft zusammen, welches nun auf die Wirtschaft und das Thema Geschäftsreisen abfärbt“, erklärt Jörg Günther, Mitglied der Geschäftsleitung bei AFI Solutions, der die hauseigene Reisekostenmanagement-Lösung betreut. „Hier zeigen sich Erkenntnisse und Best Practices, die die Firmen über die letzten Jahre mit Herausforderungen wie Pandemie und weltpolitischen sowie wirtschaftlichen Schwierigkeiten gewonnen haben – frei nach dem Motto: weniger ist mehr, gut für den firmeneigenen Geldbeutel und für die Umwelt. Mehr gereist wird trotzdem wieder, und das macht das Thema Reisekostenverarbeitung, Spesen- und Auslagenmanagement interessanter – gerade auch im SAP-Umfeld.“ 

Die Corona-induzierte „Zwangs-Digitalisierung“ hat das Reisen verändert

Allerdings haben sich die Vorzeichen durch den erzwungenen Digitalisierungsschub in der Pandemiezeit etwas gewandelt. In einer internationalen Umfrage von American Express Global Business Travel (AMEX GBT) wurden Mitarbeitende aus Finanzabteilungen großer Unternehmen zu den Effekten von hybriden Arbeitsmodellen und zurzeit herrschenden wirtschaftlichen Voraussetzungen auf Reisebuchungen und -ausgaben (Travel and Expense, T&E) befragt. Für über 90 Prozent wirken sich diese direkt auf ihre Arbeitsabläufe aus. Jeweils 41 Prozent erwarten eine gründlichere Kontrolle der anfallenden Reisekosten sowie eine beschleunigte Verarbeitung und Abrechnung der Auslagen als direkte Folgen der „neuen Arbeitsweisen“. Die Mehrheit der Finanzabteilungen (69 Prozent) geht zudem davon aus, dass die angespannte wirtschaftlichen Situation zu mehr Betrugsfällen bei Abrechnungen führt. 

Laut der Umfrage sind T&E-Ausgaben für 57 Prozent nach wie vor notwendig und für zwei Fünftel sogar für das eigene Unternehmenswachstum entscheidend. Rund drei Viertel der Befragten streben dabei Kostensenkungen an, zum Beispiel durch entsprechende Ausgabenrichtlinien.

„Geschäftsreisen und die hier anfallenden Ausgaben bleiben für die meisten Firmen weiterhin essenziell“, analysiert Günther. „Wichtigere Rollen bei der Reisekostenplanung und -erstattung spielen auf jeden Fall – neben den fast immer genannten Kosteneinsparungen – eine erhöhte Prozesstransparenz und -geschwindigkeit sowie das alles umfassende Nachhaltigkeitsthema. Denn trotz der in den letzten Jahren stark vorangetriebenen Digitalisierung wird gerade im Bereich Reisekosten-, Spesen- und Auslagenverarbeitung noch vieles manuell durchgeführt. Jeder und jede Geschäftsreisende weiß, wie viele Reisedokumente, Rechnungen und Quittungen am Ende eines Auswärtstermins zusammenkommen können, die dann händisch eingereicht und weiterverarbeitet werden müssen.“ 

Außer Spesen nix gewesen? Studien offenbaren Nachholbedarf

Die digitale Reisekostenverarbeitung hinkt also immer noch in vielen Firmen hinterher. So kommt eine internationale Studie zum Thema Travel Management zum Ergebnis, dass nur 15 Prozent der Befragten angaben, ihren Mitarbeitenden cloudbasierte T&E-Lösungen bereitzustellen. Von den teilnehmenden IT- und Controlling-Entscheidern antworteten zwischen 21 und 30 Prozent, dass verschiedene Aufgaben des T&E-Managements in ihrem Unternehmen noch komplett manuell abgearbeitet werden. Trotz einer vergleichbar hohen Nutzung von Cloud-Lösungen in diesem Bereich (85 Prozent) führen fast ein Drittel der Verantwortlichen an, dass ihr Unternehmen nur zum Teil integrierte Lösungen verwendet, und acht Prozent berichten sogar von zwei komplett heterogenen Lösungen ohne Einbindung in andere Systeme.

Das klingt in Zeiten von Digitalisierung und Co noch nach einer Menge Optimierungs- und Einsparpotenzial.  Dazu gaben die Befragten in der Studie an, dass sie von durchschnittlich 13,6 Arbeitsstunden ausgehen, die in ihrem Unternehmen für die Planung und Abwicklung einer Geschäftsreise aufgewendet werden. Der Abrechnungsprozess und die Spesenerstattung sind dabei am zeitintensivsten.

Zeit ist Geld – sowohl für Arbeitgeber als Arbeitnehmende

Zu diesen Angaben passen auch die Ergebnisse einer internationalen Studie mit Entscheidern aus den Abteilungen Finanzen und Geschäftsreisen: Dank eines digitalen Reisekostenmanagements ließen sich demnach in jedem Abrechnungsprozess ganze zwei Stunden einsparen, was ungefähr 39.000 Beschäftigten in Vollzeit und 2,3 Milliarden Euro an Bruttowertschöpfung gleichkommt. Durch eine effizientere Abwicklung im Bereich der direkten Reisekosten könnten deutsche Großunternehmen laut Studie 2,2 Milliarden Euro oder 6,8 Prozent an direkten Reisekosten einsparen. Gründe hierfür sind etwa die Reduktion von Betrugsfällen, weniger Fehler durch manuelle Arbeitsschritte sowie ein strengerer Einsatz von Reiserichtlinien.

„Es ist erstaunlich, wie viele Optimierungspotenziale noch in diesem Unternehmenssektor schlummern“, so Günther. „Mitarbeitende, die sowieso schon täglich mit ihren Smartphones arbeiten und meist einfache Anwendungen für alle Lebens- sowie Arbeitsbereiche gewohnt sind, gehen heute davon aus, auch ihre Geschäftsreisen mitsamt Reisekosten und Auslagen mühelos und schnell per intuitiver IT-Lösung und/oder App erfassen sowie managen zu können – von überall und zu jeder Zeit.“

Analog zu dieser Beobachtung steht in einer Studie des Deutschen Reiseverbands von 2022 das Thema Digitalisierung der Reisekostenabrechnung hoch im Kurs. Dazu zählen beispielsweise das Hochladen von Belegen und die Erstellung der Abrechnung schon während der Reise. Fast die Hälfte der befragten Geschäftsreisenden würden ganz bestimmt das Angebot einer digitalen Reisekostenerfassung etwa per Smartphone-Anwendung nutzen, während 35 Prozent ein solches Angebot wahrscheinlich annehmen würden. Besonders für Vielreisende sind derartige digitale Möglichkeiten interessant.

In eine andere Kerbe schlägt eine etwas ältere Befragung eines Fintech-Unternehmens, welche das Thema Vorkasse beleuchtet, also Aufwände, die der Geschäftsreisende zunächst einmal aus eigener Tasche vorstrecken muss. Dort bemängelt jede und jeder dritte Angestellte, dass es nach dem Einreichen der Reisekosten über zwei Wochen dauert, bis der Arbeitgeber den zinslosen Kredit zurückbezahlt. Gerade einmal ein Viertel bekommen ihre Spesen innerhalb von zwei Tagen erstattet.

Nachhaltigkeit und Geschäftsreisen

Am Ende zeigen die Studien, dass es sowohl auf der Arbeitgeber- als auch auf der Arbeitnehmerseite genug Anreize gibt, in neue Technologien für die Planung, Erfassung und Verarbeitung von Reisekosten, Auslagen sowie Belegen zu investieren. Zudem wird das absolute Hype-Thema Künstliche Intelligenz ebenfalls die Weiterentwicklung künftiger T&E-Lösungen beeinflussen: Laut der bereits oben erwähnten Umfrage von AMEX GBT sind sich hier fast neun von zehn Entscheidern aus Finanzabteilungen sicher, dass KI-Verfahren beim Reisebuchungs- und Reisekostenmanagement assistieren und es beschleunigen können. Dieses Ergebnis sollte Software-Anbieter motivieren, IT-Lösungen auf den Markt zu bringen, die zum einen die aktuellen Bedarfe von Unternehmen und Business Traveller berücksichtigen und die sich zum anderen stetig an die sich wandelnden Rahmenbedingungen anpassen lassen.

„Der Bedarf an entsprechenden Produkten ist vorhanden“, bestätigt Günther und ergänzt: „Im SAP-Umfeld haben wir mit AFI Xpense eine Lösung entwickelt, die heutigen wie kommenden Anforderungen gewachsen ist. Sie ist vollständig in das jeweilige SAP-System integriert und lässt sich für die schnelle Reiseanlage und Auslagenerfassung via Cloud-Anbindung über eine intuitive Webanwendung sowie eine moderne Smartphone-App von überall und jederzeit nutzen.“ 

Die AMEX-GBT-Umfrage bekräftigt noch eine weitere, immer wichtiger werdende Entwicklung im Reisekostenmanagement: Dort bestätigen fast zwei Drittel der Studienteilnehmenden, dass sie die erwarteten Kohlendioxid-Emissionen einer Geschäftsreise wichtiger bewerten als die damit verbundenen Kosten. Und neun von zehn der Befragten gaben in der VDR-Geschäftsreiseanalyse an, die Reisereduktion als klimaschonendste Maßnahme zu bevorzugen. Der Umstieg vom Flug auf den Zug folgt mit 82 Prozent auf dem zweiten Platz.

Günther: „Das Thema Nachhaltigkeit rückt in vielen IT-Projekten immer mehr in den Fokus. In Zukunft werden in der AFI Xpense App die eingesparten CO2-Werte bei der Reiseplanung berücksichtigt und an zentraler Stelle angezeigt. Damit können Unternehmen zum Beispiel durch ein firmeninternes Ranking- und Belohnungssystem einen ökologischeren Umgang mit emissionsarmen Transportmitteln fördern – und gegebenenfalls auch fordern.“ 

Per Gamification zu nachhaltigeren Reisen zu gelangen, klingt vielleicht noch ein wenig nach Zukunftsmusik. Doch sowohl technische Möglichkeiten als auch gesellschaftliche wie wirtschaftliche Rahmenbedingungen sind bereits vorhanden, damit Geschäftsreisende in absehbarer Zeit aus Eigenantrieb eher den Zug als den Flug buchen (wollen).