Weiß, wo's langgeht: der digitale Workflow

Inhaltsverzeichnis:

• Digitales Workflow-Management = Geschäftsprozess-Beschleunigung
• Smooth Operator: Was macht ein digitaler Workflow?
• Standardworkflow vs. Ad-hoc-Workflow
• Geschmeidige Genehmigungsprozesse in der Praxis
• Fazit: Digitales Workflow-Management schafft Klarheit

Heiko ist gestresst. Seit vier Tagen wartet er darauf, dass 30 Monitore für den neuen Standort in München geliefert werden. Er hatte den Bedarf vor ein paar Wochen per E-Mail eingekippt, also kontaktiert er den Einkauf: Dieser muss erst den aktuellen Status recherchieren und prüfen, ob der Bedarf überhaupt genehmigt wurde. Allerdings ist die Teamleiterin auf Geschäftsreise und weiß nichts von einer Freigabe-Einforderung.  

Elif, die für eine andere Firma arbeitet, gibt gerade mit ihrem Smartphone eine Rechnung frei. Sie hatte vor zwei Wochen Give-Aways angefordert. Der Einkauf hat bestellt, es wurde pünktlich geliefert und dank zügiger Rechnungsfreigabe konnte auch noch Skonto gesichert werden.

Was Elif Heiko voraus hat? Digitales Workflow-Management.
 

Digitales Workflow-Management = Geschäftsprozess-Beschleunigung

Nach wie vor bearbeiten Mitarbeitende Rechnungen, Bedarfsanforderungen oder andere Belegdokumente manuell. Das kostet viel Zeit, die oft für die eigentliche Kernarbeit fehlt, von der mangelnden Transparenz ganz zu schweigen.

An dieser Stelle reicht es nicht aus, die Daten beziehungsweise Belege digital vorliegen zu haben. Denn selbst wenn eine Rechnung digital im E-Mail-Postfach landet: Was geschieht danach mit ihr?

Hier hilft ein digitales Workflow-Management-System, das mithilfe von digitalen Workflows Geschäftsprozesse operativ optimiert. Dadurch werden die Bearbeitungszeiten verkürzt, die Kosten gesenkt und menschliche Fehler eliminiert.
 

Smooth Operator: Was macht ein digitaler Workflow?

Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf. Kernziel des Workflows ist es, Geschäftsprozesse ganz oder teilweise zu automatisieren. Wichtig hierbei: Auch alle für den Freigabeprozess relevanten Personen können automatisiert einbezogen werden. Workflow und Geschäftsprozess gehören demnach zusammen, sind aber nicht synonym.

Ein Geschäftsprozess folgt betriebswirtschaftlichen Zielen und definiert, welche Aktionen in welcher Reihenfolge nötig sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Ein Beispiel hierfür ist der Purchase-to-Pay-Prozess:

Der Purchase-to-Pay-Prozess ist ein klassischer Geschäftsprozess

Darin beschrieben ist jedoch nicht, wie das Ganze umgesetzt wird. Hier kommt der Workflow ins Spiel: Er umfasst eine Abfolge von definierten Arbeitsschritten, um eine bestimmte Aufgabe zu Ende zu führen. Dabei dokumentiert er alle Abläufe für eine spätere Recherche automatisch.

Der digitale Workflow kümmert sich um die technische Realisierung des Geschäftsprozesses und steuert anhand eines Regelwerks, wie die Daten erfasst und überprüft werden, also wer was, wann und wie tut und welche Dokumente wann benötigt werden.

Standardworkflow vs. Ad-hoc-Workflow

Ein Workflow ist innerhalb eines Geschäftsprozesses standardisiert und folgt einem vordefinierten Ablauf, der in der Regel keine Abweichungen zulässt. Der Workflow wiederholt sich zudem in immer gleicher Weise. Ein Ad-hoc-Workflow ist flexibler und einmaliger. Änderungen im Ablauf sind möglich, zum Beispiel in Ausnahmesituationen oder bei einfachen Freigabeprozessen. Ad-hoc-Workflows lassen sich je nach System relativ einfach durchführen und sind im Grunde eine Erweiterung des Workflows.

Geschmeidige Genehmigungsprozesse in der Praxis

Nehmen wir Elif und ihre Give-aways-Bestellung. Elifs Arbeitgeber nutzt SAP und hat vor ein paar Jahren den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess mit Lösungen aus einer Hand digitalisiert und miteinander verzahnt.

Bedeutet: Elif selbst besitzt zwar keinen SAP-Zugang, dennoch meldet sie ihren Bedarf einfach über eine digitale Bedarfsanforderungslösung in SAP an.

• Der Einkauf sieht in Echtzeit, dass es eine neue Bedarfsanforderung (BANF) gibt, deren Freigabe noch offen ist. Gleichzeitig startet das System den Genehmigungs-Workflow, da die Bestellung eine festgesetzte Summe übersteigt. Elifs Vorgesetzte erhält per E-Mail den Hinweis, prüft den Umfang der BANF und gibt frei.
   
• Jetzt übernimmt der Einkauf die BANF per One-Klick in eine SAP-Bestellung. Daraufhin schickt der Lieferant eine Auftragsbestätigung als E-Mail-PDF zurück.
   
• Automatisiert startet das System die Bearbeitung der eingehenden Auftragsbestätigung (AB): Es überprüft die erkannten Kopf- sowie Positionsdaten und fragt dabei unterschiedliche Parameter ab, wie zum Beispiel: »Auf welche Bestellung bezieht sich die AB?«, »Passen die Positionen wie Artikel, Preis und Menge zur Bestellung?«, »Bist du ein Rahmenvertrag?« und weitere. Je nachdem, was identifiziert wird, startet das Workflow-Management-System automatisch den richtigen Workflow.
   
• In Elifs Fall erkennt der Systemassistent, dass es eine Lieferverzögerung gibt, für die der Lieferant einen Rabatt gewährt. Der zuständige Einkäufer erhält gleich einen Hinweis auf die Abweichungen zur Bestellung. Er möchte den Rabatt gerne nutzen, benötigt dafür aber die interne Freigabe von Elif. Er startet einen Ad-hoc-Workflow, also eine kurze Rückfrage im System an Elif, ob es okay ist, wenn die Ware ein paar Tage später kommt. Für Elif kein Problem.
   
• Pünktlich, wie angekündigt, wird die Ware geliefert und der Lieferbeleg eingescannt. Wieder erkennt das System automatisch den dazugehörigen Vorgang: Der entsprechende Workflow gibt Elif Bescheid, dass die Ware da ist.
   
• Am selben Tag landet die Rechnung per E-Mail-PDF bei der Buchhaltung, auch hier liest das System die Daten nach vorgegebenen Parametern automatisiert aus.
   
• Da die Datenqualität durch die bereits sauber erfassten digitalen Daten sehr hoch ist, sind die Rechnungsdaten einwandfrei – inklusive gewährtem Rabatt.

An dieser Stelle ist es möglich, die Rechnung direkt zu verbuchen oder eben einen Freigabe-Workflow zu starten, den Elif bequem auf ihrem Smartphone freigeben kann. In jedem Fall kann die Buchhaltung die Rechnung gleich verbuchen.

Dokumentation eines Freigabe-Workflows aus AFI Purchase
 

Fazit: Digitales Workflow-Management schafft Klarheit

Neben dem neu gewonnenen Tempo und der erhöhten Datenqualität, sorgt Workflow-Management auch für Transparenz. Zu jeder Zeit können berechtigte Mitarbeitende sehen, was der Status Quo des Bearbeitungsprozesses ist und selbst zu einem späteren Zeitpunkt ist alles transparent nachvollziehbar, da jeder Workflowschritt dokumentiert wird.

Auch Heikos Unternehmen hat jetzt beschlossen, auf Prozesssteuerung und -automatisierung zu setzen. Eine digitale Lösung mit Workflow-Management-System soll die Geschäftsprozesse im Unternehmen transparenter und kontrollierbarer machen – unabhängig von Ort und Device.