Wie Mercer Rosenthal beim Purchase-to-Pay-Prozess digital aufs Ganze geht!

Inhaltsübersicht:

• Unternehmen starten oft nur mit einem Prozess in die Digitalisierung
• Passende digitale Lösung für den P2P-Prozess in SAP finden
• Durchgängig digitale Bedarfsanforderungs- und Bestellprozesse
• Digitale Belegbasis schaffen
• Wie Auftragsbestätigungen auf die hohe Datenqualität der Eingangsrechnungen wirken
• Pandemie, Digitalisierung und Homeoffice
• Apropos Archivierung und Wirtschaftsprüfung
• 6 Empfehlungen für Unternehmen, die ihre P2P-Prozesse automatisieren möchten
• Kunden-Lieferanten-Beziehung
• Fazit: Durchgängige Purchase-to-Pay-Prozesse sind klar im Vorteil
• Das P2P-Lösungspaket:  AFI Purchase, AFI ProcureDocs und AFI Confirmation

Welcher Purchase-to-Pay-Prozess ist für die Digitalisierung der wichtigste?

Der irische Schriftsteller George Bernard Shaw wurde mal gefragt, welcher der drei Faktoren am sichersten zum Erfolg führt: Arbeit, Geld oder Intelligenz. Shaw antwortete mit einer Gegenfrage: „Welches Rad bei einem Dreirad ist das wichtigste, wenn sie sich daraufsetzen und vorwärtskommen wollen?“ Eine ähnliche Antwort gibt auch der Zellstoffhersteller Mercer Rosenthal in Bezug auf die Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses in SAP.

Rainer Ackermann, Projektleiter bei Mercer Rosenthal, erklärt, in welcher Form: „Um auf dem Markt führend zu bleiben, sind schlanke, effiziente Prozesse unbedingt erforderlich. Daher erschien es uns der einzig richtige Weg, die kompletten Abläufe von der Bedarfserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Eingangsrechnung bestmöglich zu automatisieren.“

Der Purchase-to-Pay-Prozess, oft auch Procure-to-Pay-Prozess genannt, beschreibt den Ablauf vom Kauf bis zur Zahlung. Daher umfasst er alle Verarbeitungsschritte von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsbearbeitung.

Welche Vorteile sich mit der Digitalisierung jetzt durch den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess ziehen und was Mercer Rosenthal anderen Unternehmen rät, die vor ähnlichen Entscheidungen stehen, enthüllt dieser Blogartikel.
 

Unternehmen starten oft nur mit einem Prozess in die Digitalisierung

Mercer Rosenthal gehört beim ganzheitlichen Blick auf die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses eher zur Ausnahme. Denn viele Unternehmen starten häufig mit der Rechnungsverarbeitung in die Digitalisierung. Laut einer diesjährigen Trendumfrage des IT-Onlinemagazins sind hier bereits fast 70 Prozent digital unterwegs.

„Doch wer nur den Rechnungsprozess betrachtet, vergibt eine Menge an Leistungsschwung. Denn jeder unnötige manuelle Vorgang bremst die Markt-Performance aus. Das volle Potenzial nutzen Unternehmen, die den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess optimieren. Weil jede digitale Lösung in einem Teilprozess von Purchase-to-Pay (P2P) dafür sorgt, dass die Datenqualität für den nächstfolgenden Prozess höher ist“, erklärt Andreas Rapp, Fachexperte bei AFI Solutions und ebenfalls direkter Ansprechpartner für Mercer Rosenthal während des gesamten Projekts.

Passende digitale Lösung für den P2P-Prozess in SAP finden

Auch Mercer Rosenthal hatte vor ihrer P2P-Offensive mit vielen manuellen Vorgängen und Medienbrüchen zu kämpfen. Es gab zwar eine digitale Workflowsoftware, diese lief allerdings außerhalb von SAP und führte zu komplexen Schnittstellen. Das wiederum bescherte der IT-Abteilung einen hohen Monitoringaufwand. Höchste Zeit also für Veränderungen.

Es galt einen Lieferanten zu finden, dessen Portfolio den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess abdeckt und nahtlos in SAP integriert ist. Hier kam die AFI Solutions schnell ins Blickfeld von Mercer Rosenthal und punktete on top mit überzeugenden Referenzen, wie Ackermann berichtet: „Ein weiterer wesentlicher Punkt bei der Entscheidungsfindung war die Möglichkeit, eine Referenzinstallation anzuschauen, die in etwa unseren Anforderungen entspricht. Wir wollten wissen, ob die Lösungen für den Purchase-to-Pay-Prozess auch in der Praxis halten, was sie in der Theorie versprechen.“  

AFI Solutions überzeugte und realisierte gemeinsam mit dem Zellstoffhersteller eine umfassende sowie standortübergreifende Prozessharmonisierung des P2P-Ablaufs.
 

Wir haben jetzt die Transparenz im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess erhöht: für Anforderer, den Einkauf, das Finanzwesen und die Freizeichner.

Durchgängig digitale Bedarfsanforderungs- und Bestellprozesse

Handzettel, die durch Abteilungen zum Einkauf durchgereicht werden, gibt es bei Mercer Rosenthal nicht mehr. Heute erfassen die Mitarbeitenden ihre Bedarfe digital über die Purchase-Lösung – nahtlos in SAP verzahnt, ist diese auch für Non-SAP-User verfügbar.

Die Anbindung von OCI-Katalogen an die Lösung erhöht die Datenqualität zusätzlich: Die Werte aus dem Internetkatalog werden bei der Bestellung direkt in die SAP-BANF übertragen. Aufgrund der elektronischen Übermittlung der Texte und Bestellzusätze gibt es keine Fehler oder Medienbrüche.

Alle erfassten Bedarfsanforderungen sieht der Einkauf übersichtlich im zentralen Lösungsmonitor – direkt in SAP. Dort ist der Bearbeitungsstatus zu jeder Zeit nachvollziehbar. Zudem ist über eine erste Freigabestufe durch den Anfordernden Tempo in den Genehmigungsvorgang gekommen. Bedeutet: Jeder interne Bedarf wird durch den Anforderer selbst kontiert. Der Einkauf und die Buchhaltung müssen sich darum nicht mehr kümmern, wie auch der Projektleiter bestätigt:

„Der BANF-Freigabeprozess ist bei uns nach wie vor sehr komplex, dennoch hat er sich im Vergleich zu früher deutlich vereinfacht. Dafür sorgt unter anderem diese erste Freigabestufe, die nahtlos in SAP integriert ist und den Vorgang merklich beschleunigt.“

Digitale Belegbasis schaffen

Um eine erste Harmonisierung des Belegeingangs im Folgeprozess zu gewährleisten, hat Mercer Rosenthal alle seine Kreditoren gebeten, eingehende Auftragsbestätigungen und Rechnungen in Zukunft ausschließlich digital als E-Mail mit PDF-Anhang zu senden. Die Mehrheit der Kunden kommt diesem Wunsch nach. 
 
„Der digitale Eingang der Dokumente ist die Basis für die automatisierte Verarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess. Hier spielt auch eine hohe Genauigkeit der OCR-Erkennung (Optical-Character-Recognition) eine Rolle, die in unserem Fall – ohne Training – bereits bei 90 Prozent lag. Das minimiert den Änderungs- und Prüfaufwand im Einkauf sowie im Rechnungswesen deutlich“, erklärt Ackermann.  

Neben der digitalen Belegerfassung und -erkennung senken auch weitere Funktionen innerhalb der Lösung den manuellen Aufwand, „vor allem das Feature in AFI Confirmation zur automatischen Pflege von Infosätzen per Knopfdruck sorgt beim Einkauf für eine spürbare Arbeitserleichterung in der Datenpflege“, so der Projektleiter weiter.
 

Wie Auftragsbestätigungen auf die hohe Datenqualität der Eingangsrechnungen wirken

Die Senkung der Fehlerquote bei der Verarbeitung der Auftragsbestätigungen ist im Purchase-to-Pay-Prozess ein echter Effizienzbeschleuniger. Gibt es bei den Auftragsbestätigungen Unstimmigkeiten zur Bestellung, so weisen System-Assistenten den Einkauf darauf hin. Mit dem Ergebnis: Jede Abweichung wird automatisch erfasst und die Bestelldaten korrigiert.

Und genau das ist die Stelle, an der jedes Prozessmanagement-Herz höherschlägt. Denn hier werden Datenfehler aus dem Weg geräumt und das öffnet die Tür zur bestmöglichen Automatisierung der nachfolgenden P2P-Prozesse. Fehlt dieser Säuberungsschritt, dann stolpert der Purchase-to-Pay-Prozess und bremst ab.

Schließlich kommt es bei Bestellungen oft zu Abweichungen. Werden diese nicht erfasst, dann merken Unternehmen erst beim Rechnungseingang, dass etwas nicht stimmt. Und das zu klären, kann dauern. Aus diesem Grund ist die digitale Verarbeitung der eingehenden Auftragsbestätigungen an dieser Stelle des P2P-Ablaufs ein echter Booster, wie Andreas Rapp ausführt:

„Die Rechnungsverarbeitung ist im Purchase-to-Pay-Prozess ganz hinten, dort wo das Geld fließt und Skontobeiträge zu sichern sind. Wenn also bereits die Bedarfsanforderung sauber reinkommt, eine Lösung für Auftragsbestätigungen sicherstellt, dass Unterschiede zur Bestellung korrigiert werden, dann ist die Datenqualität bei den eingehenden Rechnungen bereits so hoch, dass man an der Stelle im Grunde genommen keinen Freigabeprozess mehr benötigt.“

Mercer Rosenthal erlebt diese steigende Datenqualität heute tagtäglich. Das Gute daran: Alle profitieren davon, wie Ackermann erläutert:

„Wir haben jetzt die Transparenz im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess erhöht: für Anforderer, den Einkauf, das Finanzwesen und die Freizeichner. Darüber hinaus haben alle AFI Lösungen einen ähnlich aufgebauten Monitor. Wenn also jemand mit dem AFI Purchase-Monitor arbeitet, dann findet er sich auch ganz leicht im AFI Confirmation- oder Invoice-Monitor zurecht. Gerade für Einkäufer, die ja in vielen Teilprozessen des P2P involviert sind, ist das eine feine Sache.“

Pandemie, Digitalisierung und Homeoffice

Die Pandemie hat die Dringlichkeit und Vorteile digitaler Abläufe verstärkt ins Licht gerückt, wie auch eine aktuelle Umfrage des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2021 bestätigt. So sagen zwei Drittel (64 Prozent) der 500 befragten Unternehmen, dass digitale Technologien helfen, die Pandemie zu bewältigen. Das kann auch Mercer Rosenthal bestätigen, denn im Unternehmen waren keinerlei Anpassungen in den verstärkten Homeofficezeiten nötig, da das nahtlose Arbeiten bereits zuvor sichergestellt war.

Schließlich archivieren alle eingesetzen SAP-Add-On-Lösungen die extrahierten Dokumente früh ins elektronische Archiv. Die Informationen stehen berechtigten Personen daraufhin digital und ortsunabhängig direkt in SAP zur Verfügung. Das wiederum beschleunigt den Zugriff und reduziert die internen Durchlaufzeiten.

Die Abläufe sind aus unserer Sicht vorzüglich automatisiert. Mitarbeitende sparen sich unnötige Handgriffe und die Transparenz macht das Arbeiten leichter. Da wir aufeinander aufbauende Prozesse optimiert haben, wächst die Datenqualität quasi exponentiell.
 

Apropos Archivierung und Wirtschaftsprüfung

Andreas Rapp unterstreicht, wie wichtig das digitale Unternehmensarchiv ist, bevor es an die Optimierung der Unternehmensprozesse geht: „Unsere Lösungen legen Dokumente direkt über den ArchiveLink im Unternehmensarchiv ab. Hier erfüllen wir selbstverständlich die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und setzen voraus, dass unsere Kunden ein elektronisches Archiv haben."

In diesem Zusammenhang wird oft gefragt, ob die rein digitale Archivierung der Eingangsrechnungen auch von Wirtschaftsprüfern akzeptiert wird. Rapp führt hierzu weiter aus: „Abgesehen davon, dass große Wirtschaftsprüfungsunternehmen unsere Lösung für Eingangsrechnungen einsetzen, ist die Archivierung bei der Überprüfung nur ein Teilbereich. Wirtschaftsprüfer betrachten den gesamten Prozess sowie die Infrastruktur. Zum Beispiel: Wer darf auf den Server zugreifen, wer auf das Archiv, welches Archivsystem ist hinterlegt – im Fall von Mercer Rosenthal wäre es die AFI Rechnungslösung.

Wollen Unternehmen auf Nummer sicher gehen, wird häufig eine Verfahrensdokumentation empfohlen. Aber unsere Erfahrung zeigt, dass Wirtschaftsprüfer einer Rechnungslösung heute sehr viel offener gegenüberstehen als noch vor 10 Jahren. Daher ist eine Verfahrensdokumentation oft gar nicht nötig, wenn die Abläufe gut erklärt sind. Unsere Kunden erhalten ein Pflichtenheft, das den gesamten Prozess beschreibt. Darin steht zum Beispiel wie die Workflows aussehen, wie die Freigabeabläufe funktionieren oder ob es ein Vier-Augen-Prinzip gibt. Ein solches Dokument hilft bei einem Audit ebenfalls.“
 

6 Empfehlungen für Unternehmen, die ihre P2P-Prozesse automatisieren möchten

Mittlerweile nutzt Mercer Rosenthal die Lösungen innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses seit einiger Zeit und hat die Einführungen der SAP Add-Ons für Bedarfsanforderungen, Auftragsbestätigungen sowie Eingangsrechnungen bereits durchlaufen.

Daher liegt es nahe, den Projektleiter nach Tipps für Unternehmen zu fragen, die gerade vor ähnlichen Herausforderungen stehen wie Mercer Rosenthal damals. Rainer Ackermann fasst sechs Punkte zusammen, die Andreas Rapp ausführt:

1. Alle relevanten Fachabteilungen vor Projektbeginn direkt einbeziehen
   So ist sichergestellt, dass zum einen alle wichtigen Vorgänge bei der Projektumsetzung bedacht werden und zum anderen fördert es die Mitarbeiterakzeptanz für die Veränderung.
    
2. Umfassende Dokumentation der IST-Prozesse, vor allem der Besonderheiten
   „Was“, „wer“ und „wie“? Um zu erkennen, wo es Verbesserungspotenzial gibt, ist es unerlässlich, die IST-Prozesse zu dokumentieren. Eine Dokumentation ist immer eine Orientierungshilfe auf dem Weg zur Lösung.
    
3. Prüfung der internen Abläufe auf mögliche Vereinfachungen
   Nach der Dokumentation folgt die Prüfung der Vorgänge. Oft gibt es beispielweise mit der Zeit gewachsene Freigabeprozesse, die mittlerweile im Grunde unnötig sind. An dieser Stelle ist der ideale Zeitpunkt, diese zu überdenken und anzupassen.
    
4. Vertrauen auf die Erfahrung des Lieferanten bei der Strategie zur Projektrealisierung
   Hier hat die AFI Solutions Mercer Rosenthal Vorschläge gemacht, um die Projektlaufzeit und dementsprechend die Kosten zu senken. Zum Beispiel durch den gezielten Einsatz von AFI Spezialisten bei Teilaufgaben.
    
5. Klare Definition aller Anforderungen an die Kreditoren
   Das beinhaltet beispielsweise den Aufbau der E-Mail, den Aufbau des PDF-Anhangs oder den Einsatz eines Rechnungs- oder Anlagentrenners. An der Stelle kann auch festgelegt werden, dass etwa die eigenen Bestellnummern als Referenz auf allen Kreditoren-Dokumenten enthalten sein müssen.
    
6. Interne Planung und Durchführung umfangreicher Tests vor Produktivstart
   Hierbei sind zwar Mitarbeiterressourcen nötig, die bei der Einbindung in den Projektplan recht komplex werden können. Aber, auch wenn die Tests aufwendig sind, ist es in jedem Fall die klügere Entscheidung. Denn es möchte wirklich niemand nach dem Go-Live einen Fehler-Flecken-Teppich ausbessern.

Kunden-Lieferanten-Beziehung

Es ist sehr förderlich, wenn Unternehmen sich vor einem Projekt bewusst machen, was sie wollen – insbesondere bei einer so umfassenden Kampagne wie der Automatisierung und Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses. Dafür ist eine Analyse der IST-Situation und die Ausarbeitung der Ziele der rote Faden im P2P-Projekt. Einige Lieferanten bieten hierfür auch Workshops an, in denen sie diese Aspekte gemeinsam mit den Kunden erarbeiten.

Daher ist die Beziehung zum Lieferanten und ein paar weitere Aspekte für das Projekt nicht zu unterschätzen, wie Rapp ausdrücklich betont: „Selbstverständlich steht in solchen Vorhaben die Lösung im Fokus. Dennoch spielt das Miteinander zwischen Kunde und Lieferant ebenfalls eine große Rolle. Schließlich ist das kein kurzes tête-à-tête – wir gehen eine langjährige Verbindung ein. Das heißt, die Chemie muss stimmen. Dann sollte das Unternehmen auch sicher gehen, dass der Lieferant eine entsprechend große Mannschaft hat, um die Performance der Lösungen sicherzustellen. Nicht zu vergessen: Das gesamte Lösungsportfolio muss auch für SAP S/4HANA funktionieren. Unternehmen, die sich noch für eine Lösung unter SAP ERP entscheiden, sind dann auch beim Wechsel auf SAP S/4HANA auf der sicheren Seite.“

Warum Andreas Rapp die Einführung einer digitalen Beleglösung in SAP nicht als IT- sondern als Organisationsprojekt sieht, lesen sie in diesem Blogartikel: „Wie die Eingangsrechnung digital voll aufgeht.“

Fazit: Durchgängige Purchase-to-Pay-Prozesse sind klar im Vorteil

„Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist längst mich mehr ein Nice-to-have, sondern sollte ganz oben auf der Agenda stehen“, sagt Andreas Rapp.  

Genau da hat Mercer Rosenthal angesetzt. Denn die Abläufe von der Bestellung bis zur Bezahlung sind im Purchase-to-Pay-Prozess zusammengefasst, weil sie aufeinander aufbauen. Fakt ist aber, dass die Vorgänge in der Praxis oft nicht digital miteinander verzahnt sind. Der Zellstofffabrikant hat das erkannt und ist gleich aufs Ganze gegangen. Der Erfolg gibt ihm recht, wie Rainer Ackermann abschließend zusammenfasst:

„Angefangen bei der internen Bedarfsanforderung über die Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen sowie Eingangsrechnungen profitieren wir jetzt von durchgängiger Effizienz im Purchase-to-Pay-Prozess. Die Abläufe sind aus unserer Sicht vorzüglich automatisiert. Mitarbeitende sparen sich unnötige Handgriffe und die Transparenz macht das Arbeiten leichter. Da wir aufeinander aufbauende Prozesse optimiert haben, wächst die Datenqualität quasi exponentiell. Wir sind sehr zufrieden. Aus diesem Grund werden wir bald auch die AFI Lösung zur digitalen Reisekosten- und Auslagenverarbeitung in unser SAP integrieren.“