3 Wege zur digitalen Kundenbestellung in SAP: OCR, EDI, Webshop

Inhaltsverzeichnis

• 1. Schlaue Datenerkennung: OCR
• OCR und KI arbeiten im Team
• Fazit OCR
• 2. EDI oder Nicht-EDI?
• Fazit EDI
• 3. Webshop
• Fazit Webshop

Stellen Sie sich vor, ein großes produzierendes Unternehmen hat es im Vertrieb oder Kundendienst täglich mit folgenden Herausforderungen zu tun:

• Hunderte oder gar tausende eingehende Kundenaufträge.
• Mehrere Eingangskanäle wie E-Mail-PDF, EDI, Fax, Papier und Webshop.
• Keine zentrale digitale Erfassung der Auftragsdaten.

Wie lange dauert es wohl unter diesen Umständen, die Kundenaufträge in SAP zu erfassen, um sie anschließend weiter zu verarbeiten?

Genau! Viel zu lang. Denn die Mitarbeitenden müssen alle eintreffenden Vorgänge manuell validieren, das heißt: sichten, aussortieren und weiterleiten. Auch das monotone Eintippen von Daten ins SAP-System ist heutzutage ein vermeidbarer Ressourcenfresser.

Dennoch gehören in vielen Unternehmen manuelle, nicht digitale Prozesse noch zum Arbeitsalltag.
Neben fehlender Transparenz und Zeit für die Kundenpflege wirken sich die Verzögerungen in der Auftragsabwicklung ebenfalls auf den Informationsfluss anderer Teilprozesse aus, wie beispielsweise auf die Beschaffung, das Bestandsmanagement oder die Fertigung.
 

3 Wege zur digitalen Kundenbestellung in SAP

Für mehr Tempo ist es wichtig, die unterschiedlichen Auftragseingangskanäle zu harmonisieren. Allein hierdurch ist ein zentraler, digitaler Auftragseingangsprozess möglich. Auch bei der Erfassung der Auftragsdaten führen mehrere Wege in die digitale Effizienz.
 

1. Schlaue Datenerkennung: OCR

Eine Möglichkeit zur digitalen Auftragserfassung bietet Optical Character Recognition (OCR). OCR, beziehungsweise optische Text-/Zeichenerkennung, steht für die automatisierte Textidentifikation innerhalb von Bildern und Dokumenten.

Unabhängig vom Eingangsmedium erkennt die Technologie unter anderem Bestelldatum, Kundennummer, Materialnummer oder Menge und Preis. Hierbei ist es völlig unerheblich, wie die eingehende Bestellung strukturell aufgebaut ist. Je höher die Beleganzahl, desto schneller zahlt sich die Verwendung einer OCR-Technologie aus. Denn die Belege werden trainiert, so dass die Erkennungsqualität kontinuierlich steigt.
 

OCR und KI arbeiten im Team

Darüber hinaus lässt sich OCR optimal mit Künstlicher Intelligenz (KI) verzahnen. Hierbei erkennt und erlernt eine intelligente Erkennungslösung Muster anhand von bereits bearbeiteten Dokumenten. Darauf aufbauend passt die KI ihre Extraktionsalgorithmen fortwährend an und optimiert sie.

Tiefere Einblicke in die Thematik gibt das Whitepaper: Outsourcing & Digitalisierung. Dort gibt es einen umfangreichen Exkurs zum Thema OCR, ihre Herausforderungen sowie Möglichkeiten.
 

Fazit OCR:

OCR ist eine der gängigsten Methoden, die zentrale Datenerfassung zu ermöglichen. Mittels OCR-Training und Machine Learning lässt sich die bereits gute Erkennungsqualität nochmals steigern und optimal auf den Auftragseingang anpassen.

2. EDI oder Nicht-EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) ersetzt Dokumente durch elektronische Daten, die in einem Standardformat ausgetauscht werden. Mit dem Ergebnis, dass Sender und Empfänger eine Nachricht exakt gleich lesen können. Auf den ersten Blick scheint dies die Lösung aller Format-Probleme zu sein und tatsächlich setzen viele Unternehmen auf eine nahtlose EDI-Strategie.

Dennoch ist die Entscheidung, komplett auf EDI zu setzen, meist nicht umsetzbar, da die Mitmachquote auf Kundenseite bei vielen Unternehmen häufig zu gering ist. Zusätzlich sind die Implementierung und das EDI-Mapping auf die eigenen Kunden mit hohem technischen Aufwand verbunden.
 

Fazit EDI:

Gelänge es, komplett auf EDI zu setzen, so wäre diese Lösung theoretisch wohl die beste für den Auftragseingang. Ob dies einem Unternehmen gelingt, hängt in der Praxis von vielen externen Faktoren ab. Viele Unternehmen mit einem hohen Anteil an eingehenden Kundenaufträgen per EDI haben nach wie vor eine hohe Restmenge, die über Papier, Fax oder per E-Mail-PDF eintrifft. Daher ist EDI nur als eine Eingangsform der Kundenbestellung zu sehen, die es zentral mit den anderen Eingangskanälen zu harmonisieren gilt.

 

3. Webshop

Ein Webshop ist im Business-to-Consumer-Geschäft (B2C) bereits der State of the Art. Für Unternehmenskunden aus dem Business-to-Business-Bereich (B2B) ist der Onlineshop, falls überhaupt vorhanden, nicht immer der bequemste Auftragsweg. Denn viele Kunden führen beispielsweise ihre eigenen ERP- und Warenwirtschaftssysteme und erfassen dann nur ungern eine Bestellung ein zweites Mal im Webshop.

Fazit Webshop:

Je nach Branche und Unternehmensform gehört ein Webshop zum Kundenservice dazu – im B2B wird es früher oder später auch auf Webshops hinauslaufen. Aktuell ist der Webshop noch als eigener Einkaufskanal neben anderen zu sehen. Bedeutet: Die Daten aus dem Webshop sollten ebenfalls bereits bei der Erfassung mit den Daten aus den anderen Eingangskanälen harmonisiert und zentralisiert werden.