Digitale Eingangsrechnungen in SAP: Das sollten Sie wissen!

Inhaltsübersicht:

• Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Lieferanten für digitale Eingangsrechnungen in SAP achten?
• Wie lässt sich die Lösung für den digitalen Rechnungseingang in SAP einbinden?
• Warum Ressourcenplanung plus entsprechendes Change-Management für digitale Eingangsrechnungsprojekte essenziell sind!
• Was ist wichtig beim Projektplan für einen erfolgreichen digitalen Rechnungseingang in SAP?
   

1. Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Lieferanten für digitale Eingangsrechnungen in SAP achten?

Heutzutage gibt es viele Lösungen beziehungsweise Lösungsanbieter am Markt, die Anwender beim digitalen Rechnungswesen in SAP unterstützen können. Jedoch muss eine Lösung auch zum Unternehmen und seinen Abläufen passen. Mit der Auswahl des richtigen Anbieters beziehungsweise der richtigen Lösung für die Eingangsrechnungsbearbeitung ist der erste Schritt gemacht.

Dabei spielen unterschiedliche Aspekte eine Rolle wie etwa SAP- und Prozess-Expertise, Projekterfahrung, Referenzen oder Größe des Anbieters. Eine ausreichende Anzahl an Beratern und Experten, um das Implementierungsprojekt schnell und effizient umsetzen zu können, sind ebenfalls von Bedeutung. Örtliche und persönliche Nähe sollten darüber hinaus nicht unterschätzt werden.
 

2. Wie lässt sich die Lösung für den digitalen Rechnungseingang in SAP einbinden?

Projektleiter beim Kunden und Software-Anbieter sollten im Vorfeld die Art und Weise der Lösungsintegration in die bisherige Systemlandschaft abklären: Soll etwa die Lösung innerhalb oder außerhalb des SAP-Systems betrieben werden oder gar ein Full-Service-Paket gebucht werden? Die Frage nach On-Premises, Cloud Services oder Business Process Outsourcing (BPO) ist dabei nicht immer so leicht zu beantworten. Welche Variante der Eingangsrechnungsverarbeitung besser zur jeweiligen Unternehmenssituation passt, muss immer von Fall zu Fall entschieden werden.
 

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3. Warum Ressourcenplanung plus entsprechendes Change-Management für digitale Eingangsrechnungsprojekte essenziell sind! 

Jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen an eine digitale Rechnungsverarbeitung. Doch auch die Lösungen selbst verlangen bestimmte Vorbereitungsmaßnahmen seitens der Projektbeteiligten beziehungsweise eine sorgfältige Ressourcenplanung plus entsprechendes Change-Management.

Folgende Aspekte sollten dabei gemeinsam geklärt werden, um ein Projekt für den digitalen Rechnungseingang in SAP erfolgreich durchführen zu können:

• Vermeidung von Schnittstellen oder stetigem Datentransfer
• Datenaktualität und -konsistenz
• User-Akzeptanz aufgrund unterschiedlicher Benutzeroberflächen
• Einbindung der bestehenden Archivlösung (Investitionsschutz)
• Funktionsumfang, gegebenenfalls abhängig von Branche, Beleganzahl und Unternehmensstruktur
• Rechnungsformate (Papier/E-Mail) als Standard
• Weitere Formate, wie zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD, FATTURA PA, EDI, IDoc oder eine Integration von SAP Ariba sollten mindestens verfügbar sein, um auf künftige Anforderungen reagieren zu können (Mehr Informationen zum Thema Rechnungsformate finden Sie hier im AFI Blog.)
• Automatisches Auslesen der Eingangsrechnungen per OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) mit Verbesserungsmöglichkeiten über Training (Einsatz von Robotic Process Automation/Künstlicher Intelligenz)
• Automatisierte Prüfung auf relevante Rechnungsbestandteile, z. B. §14 UstG
• Freigabeszenarien innerhalb und außerhalb des SAP-Systems, um alle notwendigen Freigeber einzubeziehen (Echtzeit-Verarbeitung), flexible Freigabe für Desktop, Laptop, Smartphone oder Tablet
• Automatisierungsmöglichkeiten, von der direkten Zuordnung von Vorgängen zu einem Bearbeiter über einen automatischen Workflow-Start bis hin zur kompletten Verbuchung  anhand bestimmter Kriterien, idealerweise per Customizing-Einstellungen
• Internationale Verfügbarkeit: Sprachen der Softwareoberfläche, Spracherkennung der OCR und Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen des jeweiligen Landes
• Variationen bzw. Services wie bspw. Business Process Outsourcing, On-Premises, Cloud Services oder proaktives Monitoring

Es handelt sich hierbei nicht um eine vollständige Liste. Vielmehr zeigen die angeführten Aspekte, wie wichtig eine von Beginn an gute und ehrliche Kommunikation zwischen Anbieter und Kunde für einen schnellen und effizienten Projektverlauf ist.
 

4. Was ist wichtig beim Projektplan für einen erfolgreichen digitalen Rechnungseingang in SAP?

• Entwicklung eines einheitlichen Projektverständnisses
  Stellen Sie einen zielgerichteten Projektplan auf berücksichtigen Sie dabei Vorgaben bezüglich Zeit, Ressourcen und Qualität. Dabei bedingen sich diese drei Größen gegenseitig. Die richtige Mischung von Zeit, Ressourcen und Qualität beziehungsweise eine gemeinsame Herangehensweise zu finden, ist daher entscheidend für eine erfolgreiche Kommunikation aller Beteiligten und für die Projektdurchführung.
   
• Definition des Projektauftrags und der damit verbundenen Projektziele
  Die Projektziele müssen möglichst genau definiert und gegebenenfalls auch klar von Bereichen abgegrenzt werden, die nicht im Projekt avisiert sind. Bei der Formulierung von Zielen ist darauf zu achten, dass diese quantitativ und damit möglichst konkret und überprüfbar formuliert werden.
   
• Frühzeitige Festlegung einer Projektorganisation
  Zu einem frühen Zeitpunkt in der Projektplanung sollte feststehen, welche Personen auf jeden Fall in das Projekt involviert und integriert sein müssen, um es überhaupt umsetzen zu können. Des Weiteren bedarf es der Klärung, welche Personen zu einem erweiterten Kreis gehören, die bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt ins Projektteam geholt bzw. bei einem Teilprojekt hinzugezogen werden können. 
   
• Dokumentation aktueller Rechnungsbearbeitungsprozesse in SAP
  Projektbeteiligte auf der Unternehmensseite sollten bereits im Vorfeld die derzeitigen unternehmensinternen Prozessabläufe sorgfältig betrachten, analysieren und dokumentieren. Dies schafft nicht nur ein abteilungsübergreifendes Verständnis für die aktuellen Prozesse, sondern hilft zudem im späteren Projektverlauf bei der detaillierten Definition der zukünftigen Soll-Prozesse.