Wie die Eingangsrechnung digital voll aufgeht

Inhaltsübersicht:

• Ab wann ist eine Lösungseinführung für Rechnungen sinnvoll?
• Apropos allgemeines Projektverständnis: Wie sehen Sie das?
• Wer ist der richtige Projektpartner bzw. Lösungsanbieter?
• Worauf ist etwa beim Funktionsumfang der Lösung zu achten?
• Welche weiteren wichtigen Aspekte gibt es hier?

Zwei nicht zu unterschätzende Faktoren bei der Auswahl und späteren Umsetzung eines Implementierungsprojekts sind Berater und Projektteam. Andreas Rapp, Experte für Eingangsrechnungen bei der AFI Solutions, ist seit über 15 Jahren in diesem Segment tätig und hat dabei weit über 150 Projekte erfolgreich begleitet.

In einem Kurzinterview schildert er aus seiner Perspektive, welche Punkte für ein Auswahlverfahren beziehungsweise für den Entscheidungsprozess wichtig sind.
 

Ab wann ist eine Lösungseinführung für Rechnungen sinnvoll?

Andreas Rapp: Grundsätzlich ist das jährliche Belegvolumen eine ausschlaggebende Kennzahl, die bei circa 10.000 Rechnungen pro Jahr liegt. Diese Zahl kann je Unternehmen auch geringer ausfallen, wenn zum Beispiel bestimmte Konstellationen vorzufinden sind: Besitzt die Firma etwa eine dezentrale Struktur, arbeiten dort viele Mitarbeiter im Außendienst oder muss ein notwendiges Maß an Prozesssicherheit bereitgestellt werden. Hier kann man noch viele weitere Gründe anführen.

Das Bezahlverfahren kann ebenfalls ein Faktor sein, also ob pro Rechnung oder pro Nutzung des Tools abgerechnet wird. Mit einem Pay-per-Use-Modell kann sich die Anschaffung einer Lösung auch bei weniger Dokumenten lohnen.
 

Apropos allgemeines Projektverständnis: Wie sehen Sie das?

Die Einführung einer Eingangsrechnungslösung ist kein IT-Projekt, sondern eine Organisationsveränderung. Es werden neue Prozesse integriert, es sind unterschiedliche Abteilungen involviert und es verlangt ein möglichst frühes sowie vom gesamten Unternehmen getragenes Change-Management. Dies sollte bei der Auswahl des Anbieters berücksichtigt werden. Dabei sollten die Projektverantwortlichen im Unternehmen vor allem auf das Fachwissen und die Beratungskompetenz ihres Ansprechpartners Wert legen.
 

Wer ist der richtige Projektpartner bzw. Lösungsanbieter?

Überspitzt formuliert, markiert der Tag der Lösungsentscheidung den Beginn einer Langzeitbeziehung. Daher sind viele Punkte im Vorfeld solch eines Projekts zu beachten, um einen möglichst reibungslosen
Verlauf zu ermöglichen. Bei der Anbieterauswahl sollten deshalb folgende Fragen geklärt werden:

• Passt der Anbieter von der Größe und der notwendigen Projekt-Performance zu unserem Unternehmen?
• Wie sieht es mit den Referenzen des Anbieters aus? Dabei ist zu prüfen, ob Anwendungsfälle aus einer verwandten Branche, mit einer vergleichbaren Komplexität, in einem ähnlichen Größenumfang oder mit verschiedenen zu berücksichtigenden Ländern vorliegen.
• Besitzt der Anbieter auch weitere Lösungen beispielsweise für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess, welche nahtlos ineinandergreifen und somit den Gesamtprozess zukunftssicher abbilden können, auch in Hinblick auf SAP S/4HANA?
• Wie flexibel ist der Anbieter beim Thema Betriebsmodell aufgestellt: On-Premises, Business Process Outsourcing oder Cloud-Services?
   

Worauf ist etwa beim Funktionsumfang der Lösung zu achten?

Neben den typischen Anforderungen für die Lösungs- und Anbieterauswahl sind aus meiner Sicht auch bestimmte Funktionen bei einer digitalen Rechnungseingangslösung wichtig. Zum Beispiel ermöglichen umfangreiche Recherchefunktionen eine entsprechende Transparenz im Rechnungseingangsbuch. Sie sollte dabei verschiedene Suchvarianten umfassen, wie etwa Begriffe oder Werte über den Status bzw. Belegzustand oder eine Universalsuche zu ermitteln.

Zudem wären individuelle Einstellungsmöglichkeiten je Anwender wünschenswert. Diese Suchfunktionen stehen vielleicht zu Projektbeginn nicht so sehr im Fokus, da hier das Rechnungsvolumen meist noch relativ überschaubar ausfällt. Jedoch muss jeder Anwender davon ausgehen, dass diese Funktionen künftig absolut notwendig sind, um im Rechnungseingangsbuch unter dann tausenden Rechnungen einen bestimmten bzw. gewünschten Vorgang schnell und einfach finden zu können.
 

Welche weiteren wichtigen Aspekte gibt es hier?

Ein zweiter wesentlicher Punkt stellt die vollständige Protokollierung sämtlicher Bearbeitungs- bzw. Verarbeitungstätigkeiten dar. Die Protokolle dienen dann als Nachweis sowohl für die Betriebsprüfung als auch für die interne Kontrolle. Drittens sollten sich sämtliche Freigabeszenarien flexibel abbilden lassen, da diese je Unternehmen sehr unterschiedlich sowie komplex ausfallen können und gegebenenfalls im Laufe der Zeit auch angepasst werden müssen. Hierbei sind Eigenschaften wie die Abbildung mehrstufiger Freigabeszenarien, parallele oder sequenzielle Freigabeszenarien, ein automatischer Bearbeiter-Finder, die Freigabe durch SAP-Anwender und Non-SAP-User usw.
notwendig.

Schließlich muss man dabei auch allgemein auf die Flexibilität der Lösung und ihrer Komponenten achten, ob sie sich ohne Weiteres an die jeweiligen Unternehmensanforderungen, Branchen- und Marktgegebenheiten anpassen lässt. Idealerweise sollte das ohne Programmierung funktionieren und über die Customizing-Einstellungen abzubilden sein. Dies kann bei manchen Projekten ansonsten ein nicht unerheblicher Kostentreiber sein.

Vielen Dank für das Gespräch Andreas Rapp.