Zeitfresser, Fehlerquellen und Frust:
Das Problem mit der manuellen Bearbeitung eingehender Kundenaufträge
Inhaltsübersicht:
- Annas Arbeitsalltag: Die Herausforderungen der manuellen Auftragsbearbeitung
- Automatisierung als Lösung: Effiziente Auftragsbearbeitung
- Die Lösungsimplementierung: Darauf kommt es an
- Annas neuer Arbeitsalltag: Mit AFI Order zu mehr Wertschöpfung
- Die Vorteile für Unternehmen
- Zukunftssichere Auftragsbearbeitung
Die Bearbeitung eingehender Kundenaufträge ist in vielen Unternehmen zeitraubend und fehleranfällig: Aufträge gehen per E-Mail, Fax, Post oder EDI ein und müssen manuell sortiert, geprüft und in das SAP-System übertragen werden. Dieser aufwändige Prozess verursacht nicht nur unnötige Kosten und Fehler, sondern belastet auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Annas Arbeitsalltag: Die Herausforderungen der manuellen Auftragsbearbeitung
Anna ist Sachbearbeiterin im Kundenservice eines mittelständischen Unternehmens und erlebt den ineffizienten Prozess täglich. Ihr Arbeitstag beginnt damit, E-Mails mit Bestellungen zu sortieren. Sie öffnet Anhänge, druckt Dokumente aus und gibt die Bestelldaten manuell in das SAP-System ein. Fehler wie Zahlendreher oder fehlende Zuordnungen sind dabei unvermeidlich. Anschließend muss sie Rückfragen mit den Kunden klären, was oft weitere Telefonate und E-Mails nach sich zieht. Am Ende des Tages bleibt das Gefühl, nur „hinterhergearbeitet“ zu haben, anstatt einen echten Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten. Durch den Einsatz moderner Technologien könnten viele Schritte, die bisher manuell erledigt wurden, automatisiert werden - von der Erfassung bis zur fertigen Auftragsanlage. Das würde Annas Arbeitstag revolutionieren.
Automatisierung als Lösung: Effiziente Auftragsbearbeitung
Moderne Automatisierungslösungen ermöglichen eine erhebliche Effizienzsteigerung in der Auftragsbearbeitung. Technologien wie Optische Zeichenerkennung (OCR), Machine Learning (ML) und Robotic Process Automation (RPA) sorgen dafür, dass Aufträge ohne manuellen Aufwand verarbeitet werden.
Eine intelligente Lösung überwacht automatisch alle Eingangskanäle der Auftragsbearbeitung. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Format die Bestellungen eingehen. Alle wichtigen Informationen werden automatisch extrahiert und der resultierende Kundenauftrag direkt im SAP-System angelegt. Auch komplexe Aufgaben wie die Zuordnung zu bestehenden Angeboten oder Lieferplänen werden automatisch erledigt. Lösungen wie AFI Order erkennen diese Zusammenhänge und Bestellungen werden blitzschnell und fehlerfrei im System erfasst.
Die Lösungsimplementierung: Darauf kommt es an
Die Einführung von Automatisierungslösungen wie AFI Order stellt Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen. Klare, messbare Projektziele und eine erfahrene Projektleitung sind der Schlüssel zum Erfolg. Der Projektleiter oder die Projektleiterin sorgt für eine reibungslose Koordination und fördert die Zusammenarbeit aller Beteiligten. Auch die aktive Unterstützung der Unternehmensleitung ist unerlässlich, um Ressourcen und Rückhalt zu sichern. Weitere Hürden sind die sorgfältige Analyse und Vereinfachung bestehender Prozesse sowie die Auswahl des richtigen Implementierungspartners mit Erfahrung und Branchenkenntnis. Die Umsetzungsstrategie sollte eine schrittweise Einführung vorsehen, begleitet von einer flexiblen Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Zudem sollte bei der Einführung darauf geachtet werden, möglichst nahe am Standard der Software zu bleiben, um unnötige individuelle Anpassungen zu vermeiden.
Annas neuer Arbeitsalltag: Mit AFI Order zu mehr Wertschöpfung
Zurück zu Anna: Seit der Einführung von AFI Order hat sich ihr Arbeitsalltag grundlegend verändert. Statt viele E-Mails und Anhänge mit Kundenbestellungen zu sichten, zu sortieren und korrekt zu erfassen, kann sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Bei Unklarheiten zu den Auftragsdaten kann Anna alle wichtigen Informationen direkt im SAP-System einsehen. Durch die zentrale und transparente Dokumentation der Prozesse erspart sie sich ab sofort auch die mühsame Nachbearbeitung. Alle Bearbeitungsschritte sind an einer Stelle dokumentiert. Sie sieht, was bereits erledigt wurde und welche Daten zur Klärung benötigt werden. Jetzt kann Anna ihre Zeit der Kundenberatung widmen - eine Tätigkeit, bei der sie mit ihrer Expertise einen echten Mehrwert für das Unternehmen schafft.
Die Vorteile für Unternehmen
Die Einführung einer intelligenten Lösung zur Automatisierung der Auftragsbearbeitung hat zum einen Vorteile für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wie Anna, aber auch für das gesamte Unternehmen:
| Zeitersparnis: | Die Bearbeitung eines Kundenauftrags dauert nur noch wenige Sekunden. Das beschleunigt den gesamten Prozess erheblich. |
| Fehlerreduktion: | Die automatische Erkennung und Verarbeitung der Daten minimiert die Fehlerquote. |
| Kostenersparnis: | Durch die Einsparung manueller Arbeit sinken die Kosten deutlich. |
| Skalierbarkeit: | Das System bleibt effizient, auch wenn das Auftragsvolumen wächst. Es entsteht kein zusätzlicher Personalaufwand. |
| Nachhaltigkeit: | Die papierlose Bearbeitung schont Ressourcen und reduziert den ökologischen Fußabdruck. |
Zukunftssichere Auftragsbearbeitung
Die Automatisierung der Auftragsabwicklung ist für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen unerlässlich. Mit intelligenten Lösungen wie AFI Order gelingt der Schritt von manuellen und fehleranfälligen Prozessen hin zu einer effizienten und zukunftssicheren Arbeitsweise.
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Anna bedeutet es eine spürbare Entlastung und die Möglichkeit, sich stärker auf kreative und beratende Tätigkeiten zu konzentrieren. Für Unternehmen eröffnet sich die Chance, nicht nur Prozesse effizienter zu gestalten, sondern auch Kosten zu sparen und das Kundenerlebnis nachhaltig zu verbessern.
