Warum RPA »dumm« ist ─ der Einsatz in SAP aber trotzdem schlau

Inhaltsübersicht:

• Unterschied zwischen beaufsichtigter und unbeaufsichtigter Automation
• Die beaufsichtigte RPA…
• Die unbeaufsichtigte RPA…
• Zeitfresser eliminieren: RPA performt erfolgreich in der Praxis
• RPA-Einsatzspektrum ist optimal für SAP-Prozesse
• RPA kann auch intelligent – aber wie?
• Warum RPA das Gegenteil von Prozessoptimierung ist
• Fazit: RPA ist mehr als nur ein Hype

Eine Sport-App führt in regelmäßigen Abständen über einen Chat individuelle Umfragen durch und liefert dem Nutzer daraus Analysen für seinen Trainingsfortschritt. Über den Service-Chatbot eines großen Online-Marktplatzes wird eine Reklamation schnell kategorisiert und, falls vom Bot nicht direkt lösbar, an den zuständigen menschlichen Mitarbeiter übergeben.

Hinter diesen eher kommerziellen Beispielen steckt die Technologie Robotic Process Automation (RPA): Hierbei handelt es sich um Software-Roboter, die menschliches Verhalten imitieren und immer wiederkehrende Aufgaben automatisiert verarbeiten.

Häufig sind Informationen über mehrere Systeme hinweg verteilt und werden vom Nutzer über unterschiedliche Anwendungen abgerufen sowie zusammengeführt. Hier fungiert ein Software-Roboter (Bot) als Schnittstelle und kann Anwendern sehr viel lästige Arbeit abnehmen. Denn RPA interagiert mit allen notwendigen Softwaresystemen einfach über die Benutzeroberfläche. Deshalb bedarf es in der Regel auch keiner umfangreichen Implementierung auf Servern. Voraussetzung für den einfachen Einsatz von RPA ist, dass die Daten strukturiert sind und einen regelbasierten Prozess durchlaufen.
 

Unterschied zwischen beaufsichtigter und unbeaufsichtigter Automation

Bei der Durchführung immer wiederkehrender Aufgaben durch Software-Roboter wird bei der Technologie oft nochmals unterteilt in: unbeaufsichtigte RPA (unattended automation) und beaufsichtigte RPA (attended automation). Dem ein oder anderen wird im Netz hier auch der Begriff Robotic Desktop Automation (RDA) über den Weg laufen, damit ist die beaufsichtigte RPA gemeint – siehe auch unsere Grafik dazu.
 

Die beaufsichtigte RPA…

…ist ähnlich einem Software-Assistenten, der in Dialog mit dem Anwender ist. In der Regel aktiviert der Mensch den Software-Roboter, um einen bestimmten Ablauf automatisiert durchführen zu lassen. Sind während des Prozesses manuelle Tätigkeiten notwendig oder treten Probleme (z.B. neue Szenarien) auf, dann übergibt die beaufsichtigte RPA wieder zurück an den Anwender.

Ein gutes Beispiel hierfür sind die Assistenten innerhalb der AFI Lösungen: Automatisiert vergleichen sie Daten zwischen verschiedenen Quellen und weisen den Nutzer beispielsweise auf Unstimmigkeiten in Bestellungen oder Rechnungen hin.
 

Die unbeaufsichtigte RPA…

…führt in der Regel End-to-End-Prozesse durch, sie kann also einen Vorgang komplett ohne menschliches Eingreifen automatisiert verarbeiten. Ein solcher Software-Roboter benötigt allerdings eine gewisse Infrastruktur und eventuell sogar Prozessanpassungen. Projekte mit unbeaufsichtigter RPA sind daher oft komplexer, da sie mehr Programmieraufwand erfordern.

Zeitfresser eliminieren: RPA performt erfolgreich in der Praxis

Die Investition in RPA-Technologie ist dennoch überschaubar und die Vorteile praxiserprobt.

Der Einsatz von RPA spart vor allem eine Menge Zeit, wie auch die SAP auf Basis von Kundenbefragungen feststellt: Mitarbeiter gewinnen zwischen 15 und 30 Prozent mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.

Das bestätigt auch eine Studie von Forrester Consulting im Auftrag des RPA-Anbieters UiPath aus dem Jahr 2018: Hier gaben sogar zwei Drittel der Befragten an, dass sich ihre bisherige Arbeit durch RPA neu strukturiert hat, so dass mehr Raum für strategisches Arbeiten geschaffen wurde. 57 Prozent der befragten Entscheider bestätigten zudem, dass die Technologie manuelle Fehler reduziere. Darüber hinaus konnten 86 Prozent eine höhere Effizienz bei Mitarbeitern feststellen.

Kein Wunder, dass bereits viele große Unternehmen auf RPA setzen. Laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner sollen bis Ende 2022 mindestens 85 Prozent aller großen und sehr großen Unternehmen RPA nutzen. Ziel ist es primär den Automatisierungsgrad der Geschäftsprozesse zu erhöhen. Dabei stehen vor allem die lästigen, sich stetig wiederholenden Aufgaben im Fokus, die wahre Zeitfresser bei der täglichen Arbeit sind.
 

RPA-Einsatzspektrum ist optimal für SAP-Prozesse

Das Einsatzspektrum von RPA ist genauso vielfältig wie es strukturierte Prozesse sind. RPA übernimmt den manuellen Aufwand innerhalb unveränderter, vorhersehbarer Geschäftsprozesse. Gerade Anwender in SAP haben oft einen hohen Aufwand mit immer wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten und suchen sich Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen, um sie dann wieder in SAP zusammenzuführen. Daher liegt es nahe, die RPA-Technologie für Prozesse rund um SAP einzusetzen.

Um das Einsatzspektrum besser zu verstehen, nachfolgend ein paar funktionale Beispiele. RPA-Technologie kann…

• Daten prüfen,
• Formulare ausfüllen,
• Daten kopieren, einfügen und verschieben,
• Berechnungen durchführen,
• Informationen aus mehreren unterschiedlichen Systemen lesen und verarbeiten,
• Daten aus strukturierten Dokumenten lesen und verarbeiten,
• Kunden- und Lieferantendateien erstellen,
• Bestellungen veranlassen,
• auf Webseiten und Social-Media zugreifen,
• Stammdaten pflegen,
• Wenn-Dann Befehle ausführen,
• Aufträge erfassen

und vieles mehr.

So ist es beispielsweise möglich, dass ein Software-Roboter die Ermittlung von Steuerkennzeichen bei der Rechnungsbearbeitung übernimmt: Konnte im SAP-System kein Kennzeichen ermittelt werden, dann übernimmt der Bot diese Aufgabe über vordefinierte Logiken, ermittelt das Steuerkennzeichen, setzt es im System ein und versucht die Rechnung zu buchen. Funktioniert der Vorgang nicht, dann setzt der Bot einen sichtbaren Hinweis/Flag zur manuellen Prüfung durch einen Mitarbeiter.

Oder ganz schlicht, aber sehr effizient: Ein Software-Roboter überträgt fehlerfrei und mehrfach täglich Informationen aus einem Excel-Dokument in eine SAP-Bestellung. Funktioniert simpel, minimiert Tippfehler und schafft eine große manuelle Entlastung.

Der Einsatz von RPA öffnet viele weitere Türen sowie Möglichkeiten, Abläufe zu automatisieren und die Technologie lässt sich ausgezeichnet mit künstlicher Intelligenz erweitern.
 

RPA kann auch intelligent – aber wie?

RPA ist nicht gleich Künstliche Intelligenz (KI): Denn anders als KI ist RPA nicht selbstlernend, sondern tut haargenau das, was ihr vorgegeben wird. So liegt die Erfolgsquote bei der Verarbeitung strukturierter Daten logischerweise bei 100 %.

Bei komplexeren Abläufen ist der Einsatz von RPA allein nicht optimal. Allerdings lassen sich RPA und KI miteinander verbinden und schaffen als Software-Team neue Synergieeffekte. Das Einsatzspektrum dieser intelligenten RPA wird dadurch enorm erweitert und ermöglicht auch die Optimierung komplexer Prozesse bzw. die Verarbeitung unstrukturierter Daten.

Anhand der Dokumentenklassifizierung lässt sich die Erweiterung der RPA-Technologie durch KI-Fähigkeiten einfach erklären: Der RPA-Bot durchläuft zum Beispiel anhand von Schlagworten wie »Rechnungsnummer« immer wieder die gleichen Schritte zur Klassifizierung. Kommen jetzt zusätzliche Sprachen oder Begriffe vor, die der Bot bisher nicht kennt, kann er sie durchaus lernen, wenn eine entsprechende KI-Funktion integriert ist. So kann der Bot neu erlernte Sprachen oder Begrifflichkeiten direkt anwenden und den gleichen Prozess, der sich ja an sich nicht verändert hat, mit den neu gewonnenen Erkenntnissen routiniert fortführen.
 

Warum RPA das Gegenteil von Prozessoptimierung ist

Auch wenn RPA-Technologie Abläufe straffen sowie Fehler reduzieren kann und 24/7 im Einsatz ist, verbessert die Technologie keine Geschäftsprozesse oder IT-Systeme. Vergleichbar mit medizinischen Diagnosen, behandelt RPA die Symptome, aber nicht die Ursache eines Missstands. Ziel der Software-Roboter ist es also, Prozesse zu automatisieren, ohne dabei bestehende Systeme zu verändern. Bei der »klassischen« Prozessoptimierung steht die grundlegende Optimierung und Veränderung des Ablaufs im Vordergrund.

Daher ist vor dem Einsatz von RPA eine Prozessanalyse und eine saubere Prozessdokumentation, die auch die Menschen und eingesetzten Softwaresysteme miteinbezieht, ausschlaggebend. Hier muss genau analysiert werden, welche Schritte es braucht, um eine Aufgabe zu erledigen, beziehungsweise, wie Mitarbeiter den Ablauf durchführen, um ihn danach dem Software-Roboter zu übertragen. Es bedarf einer genauen Anleitung, um die Logik des Prozesses sichtbar zu machen und die Reihenfolge festzulegen.

Daraufhin wird ein vordefinierter Workflow eingerichtet, den der Software-Roboter strikt immer wieder gleich durchläuft.
 

Fazit: RPA ist mehr als nur ein Hype

Die Studien und die Praxis sprechen für sich. Vielen unserer Kunden ist wahrscheinlich gar nicht bewusst, dass sie die Vorreiter dieser Technologie bereits seit Jahren in ihren AFI Lösungen nutzen. Aber selbstverständlich ist hier noch sehr viel mehr Potenzial drin und es lassen sich Abläufe beschleunigen, die viele auf den ersten Blick gar nicht auf dem Schirm haben, die aber ungeahnte Ressourcen freisetzen. Ein sehr spannendes Umfeld: Wir sind hier schon seit geraumer Zeit in der Forschung dran. Momentan setzen wir beispielsweise bei einem unserer großen Pharmakunden RPA großflächig ein und bekommen selbst Gänsehaut, wenn wir die Effekte in der Praxis erleben: Und die beweist, dass RPA mehr als nur ein Hype ist.