Warum SAP Ariba eine digitale Zusatzlösung braucht?
Inhaltsübersicht:
- Kundensicht zu SAP Ariba
- Wie Auftragsbestätigungen durch SAP Ariba laufen
- 5 Fragen, die SAP Ariba nicht beantworten kann
- SAP Ariba veredeln
- Take Aways
Die COVID-19-Pandemie sowie die Havarie im Suezkanal rückten die Versorgungsketten ins Rampenlicht, da Unternehmen mit Lieferengpässen und Unterbrechungen zu kämpfen hatten. Dies führte zu einem starken Wachstum auf dem Markt für Beschaffungssoftware – und zwar über das gesamte Anbieterspektrum hinweg.
Der Krieg in der Ukraine schüttet weiter Benzin ins Feuer und Unternehmen suchen nach Beschaffungs- und Lieferkettenlösungen, die sie bei der Risikominderung und der Widerstandsfähigkeit ihres Unternehmens unterstützen.
Laut IDC-Studie zu den Marktanteilen weltweiter Beschaffungsanwendungen 2020 hält SAP Ariba den größten Anteil am Markt für Beschaffungssoftware. IDC geht davon aus, dass der Marktanteil von SAP auf 32,8 % gewachsen ist. Damit hat der Walldorfer Konzern weiter den größten Anteil am Markt.
Kundensicht zu SAP Ariba
Zwei entscheidende Ziele für die Nutzung von SAP Ariba sind definitiv eine höhere Digitalisierung und ein einheitliches Netzwerk. Die Praxis zeigt allerdings, dass die SAP-Beschaffungssoftware eingehende Auftragsbestätigungen nur rudimentär verarbeitet und eine digitale Zusatzlösung benötigt:
So betonte unser Kunde und SAP-Ariba-Nutzer thyssenkrupp beim DSAG-Arbeitsgruppentreffen im Juli 2019 die Notwendigkeit eines zusätzlichen Tools. Der Grund: Dadurch lässt sich eine durchgehend transparente Bearbeitung von Ariba-Auftragsbestätigungen ermöglichen. Hierbei gab es eine klare Empfehlung für die Confirmation-Lösung von AFI Solutions.
Und auch AVL List, das weltweit größte Unternehmen für die Entwicklung, Simulation und Prüfung von Antriebsstrangsystemen, erkannte schnell das Potenzial der digitalen Zusatzlösung, wie die damalige Projektleiterin Claudia Pritz erzählt:
Wir haben tatsächlich nur zufällig erfahren, dass thyssenkrupp AFI Confirmation wegen SAP Ariba eingeführt hatte, da die SAP-Einkaufsplattform keine eigenen vollwertigen Clearingmöglichkeiten für die EDI-Auftragsbestätigungen hat. Wir konnten also freudig feststellen, dass wir mit AFI Confirmation bereits optimal auf Ariba vorbereitet sind.
Doch warum benötigt SAP Ariba ein Add-On?
Wie Auftragsbestätigungen durch SAP Ariba laufen
Der Standardprozess zwischen Auftraggebenden, Lieferanten und der Ariba-Plattform sieht wie folgt aus:
Zur Grafik: SAP Ariba schreibt im Standard die Daten direkt in die SAP-Einkaufsbelege, genau wie im IDoc-Verfahren.
Somit sehen der Einkauf oder die Sachbearbeitenden die Abweichungen viel zu spät und nur mit manuellem Suchaufwand.
→ Der Auftrag wird als Bestellung im SAP-System eingegeben.
→ Über die Ariba-Plattform wird die Bestellung an den Lieferanten übergeben.
→ Der Lieferant prüft und sendet eine Auftragsbestätigung zurück, die direkt in die Bestellung im SAP-System übertragen wird.
Genau an dieser Stelle tauchen in der Praxis die ersten Fragen auf.
5 Fragen, die SAP Ariba nicht beantworten kann
- Was tun, wenn es Abweichungen zur Bestellung gibt, die der Auftraggeber nicht akzeptieren möchte, wie z. B. eine Lieferterminabweichung?
- Wie ist eine Übersicht zu allen eingehenden Auftragsbestätigungen möglich?
- Wie wird ein interner oder externer Klärungsprozess gestartet?
- Wo ist der Bearbeitungsstatus zum jeweiligen Prozess nachvollziehbar?
- Wie lassen sich Lieferanten integrieren, die nicht über SAP Ariba angebunden sind und Auftragsbestätigungen auf dem klassischen Weg zusenden (bspw. via E-Mail oder Fax)?
SAP Ariba veredeln
Die Antworten darauf finden sich nicht in SAP Ariba, aber in einem Zusatztool: Aus diesem Grund ist es bei der Auswahl eines passenden SAP-Add-Ons wichtig, dass der Lösungsanbieter auch eine Schnittstelle zu SAP Ariba hat und diese in SAP-Strukturen konvertieren kann. Darüber hinaus sollte die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, z. B. per E-Mail, PDF, Scan oder IDoc, Standard sein.
Es braucht eine Lösung, die alle zugesendeten Informationen umleitet und in einen zentralen Übersichtsmonitor überführt. Das bedeutet: Dort landen nicht nur Auftragsbestätigungen aus der SAP Ariba Cloud, sondern auch die Auftragsbestätigungen aus anderen Eingangskanälen.
Die Abweichungen sind transparent und auf einen Blick sichtbar, aber auch automatisierte Bestätigungen ohne Abweichungen werden transparent dargestellt. In den SAP-Monitoren der AFI Lösungen etwa weisen intelligente Assistenten auf Abweichungen hin und heben sie visuell hervor.
Natürlich lässt sich hier auch ein Klärungsworkflow in und außerhalb von SAP anstoßen. Abschließend wird per Klick die finale und vor allem saubere Information in die Bestellung überführt. Nur so lässt sich eine durchgehende Bearbeitung aller Auftragsbestätigungen in einem Tool gewährleisten und der Einkauf effektiv unterstützen.
Aktualisierter Artikel (vom 25.09.2019)
Take Aways
- SAP Ariba schreibt eingehende Auftragsbestätigungen direkt in die Bestellung – auch wenn diese Abweichungen zu Terminen, Mengen, Incoterms etc. aufweisen.
- Ein digitales Zusatztool fängt diese Auftragsbestätigungen vorher ab, listet sie transparent auf und hebt Abweichungen visuell hervor.
- Auch Auftragsbestätigungen aus anderen Quellen außerhalb von SAP Ariba werden so zentral und transparent aufgezeigt.
- Nur so erhält der Einkauf Kontrolle, Transparenz und Sicherheit für seinen Prozess
- Das Zusatztool muss Ariba-Dateien verarbeiten und in SAP-Strukturen konvertieren können.
