Xpense: Digitale Auslagen, Reisekosten- und Spesenabrechnung mit AFI Solutions
Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder Bestellanforderungen – längst funktioniert der moderne Arbeitsalltag digital. Oder etwa doch nicht? In zahlreichen Unternehmen ist beispielsweise die Bearbeitung von Auslagen, Reisekosten und Spesen ein aufwendiger Prozess: Dabei werden noch immer unzählige Belege in Papierform – Hotelrechnungen, U-Bahn-Tickets, Taxi- und Restaurantbelege, Einkäufe im Supermarkt, Baumarkt oder im Blumenladen um die Ecke – zwischen Mitarbeitern und der Buchhaltung ausgetauscht. Die Papierschlacht beginnt. Und nicht nur das: Manuelles Erfassen und Bearbeiten von Papierbelegen ist zudem noch zeitraubend sowie enorm fehleranfällig.
Um das Belegchaos in den Griff zu bekommen und daraus resultierende Durchlaufzeiten zu verkürzen, bedarf es eines effizienten digitalen Beleg- und Reisekostenmanagements. Mit AFI Xpense (sowohl für SAP S/4HANA als auch SAP ERP) werden sämtliche Mitarbeiterauslagen, alle Ausgaben im Rahmen einer Geschäftsreise, einschließlich der dazugehörigen Spesen- und Reisekostenbelege, schnell erfasst, digitalisiert und effizient in den Buchungsprozess gebracht.
Papierlos dank digitaler Prüf- und Abrechnungsprozesse
Die neue, mobile sowie SAP-integrierte AFI Lösung Xpense befördert das manuelle Erfassen, Prüfen und Erstatten der Auslageabrechnungen aus SAP in die Vergangenheit. Genau das Richtige für Unternehmen, die genug haben von Papierbelegen und ausgedruckten Excel-Tabellen.
Das SAP-Archivsystem sorgt für die korrekte Aufbewahrungsfrist und Nachweispflicht. Die mobile (»Fiori«-) App ermöglicht modernes und flexibles Arbeiten: So steht zukünftigen Einsparungen nichts mehr im Weg.
Auch Workflows oder individuelle Freigabeprozesse sowie Spesensätze lassen sich komfortabel in SAP-Tabellen hinterlegen – genauso wie die Reiseprofile der Mitarbeiter.
Vorteile AFI Xpense:
- Papierloses, digitales Einreichen von Auslagen, Reisebelegen rund um die Uhr, auf der ganzen Welt mit der Xpense App über mobile Endgeräte
- Wegfall aller Ausdrucke wie z. B. Kopien oder Excel-Listen
- Reduzierung interner Transportkosten (bspw. Belegversand zwischen Werken und Fachabteilungen)
- Weniger Arbeitsaufwand für Mitarbeiter, Finanzbuchhaltung und Personalverwaltung
- Sicheres Archivieren aller digitalisierten Original-Buchungsbelege im SAP-Archiv
- Sofortige Transparenz über alle eingereichten Belege
- Nachvollziehbarkeit der Abrechnung
- Mit dem AFI Cloud-Service DocXtract inklusive Künstlicher Intelligenz entfällt sogar die manuelle Erfassung der Belegdaten
- Schneller und klarer Ablauf der Belegkontrolle sowie Buchung durch direkte Rückfrage und Datenkorrekturmöglichkeit
- Individuelles Hinterlegen der Spesensätze pro Land inklusive Sonderausgaben in zentraler SAP-Tabelle
- Zentrale Übersicht aller Belegauslagen aus dem Dokumentenmonitor in SAP
Neufassung der GoBD unterstützt digitales Reisekostenmanagement
Am 28. November 2019 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen eine Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Nun ist explizit das Fotografieren von Belegen mithilfe von mobilen Endgeräten dem stationären Scanvorgang gleichgestellt, so heißt es: “[…] Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen […]“.
Dies eröffnet nun auch seitens des Gesetzgebers die Möglichkeit zur sofortigen, digitalen (fotografischen) Belegerfassung. Künftig können Mitarbeiter noch während der Dienstreise ihre angefallenen Belege einfacher erfassen, umgehend an die Buchhaltung übermitteln und somit ihre komplette Reisekostenabrechnung mobil abschließen.
Customer Influence Program: Reisekostenabrechnung »made by you«
Für die ersten Kunden bietet die AFI Solutions ein spezielles Customer Influence Program für Xpense einschließlich attraktiver Konditionen an: Sie haben die Möglichkeit, sich aktiv an der Gestaltung und Ausprägung von Xpense zu beteiligen. Im Rahmen des exklusiven Programms steht die Entwicklungsabteilung der AFI in direktem Kontakt mit dem Kunden.
Auch finanziell gesehen lohnt sich die Teilnahme am Customer Influence Program. Die AFI Solutions bietet Xpense zu einem zugesicherten, festen und attraktiven Pricing-Modell an. Die genauen Konditionen lassen sich dann in einem persönlichen Gespräch klären. Let’s get digital!
Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich ein bis zwei Minuten Zeit nehmen, um uns ein paar Informationen hinsichtlich Ihrer aktuellen Auslagen, Reisekosten- und Spesenabrechnung zu geben.
Vielen Dank für Ihre Teilnahme!
