Cloud-Services und BPO in der Praxis

Inhaltsübersicht:

• Cloud-Service oder BPO: Strategisches Fairplay führt zum Erfolg
• Drei Strategien aus der Praxis für die Dokumentendigitalisierung
• On-Premises
• Saas
• BPO
• Beispiel: Mehrwertsteuersenkung
• Fazit: Sie haben die Wahl
   

Untersuchungen zeigen, dass die Veränderungsgeschwindigkeit seit über einhundert Jahren kontinuierlich zunimmt. Im letzten Jahrhundert ist sie bereits »schneller« geworden als die durchschnittliche Reaktionsgeschwindigkeit von Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen die Veränderung strategisch angehen.

Welche Vorteile Business Process Outsourcing (BPO) und Software as a Service (SaaS) dabei bieten, wurde im ersten Teil dieses Blogartikels beleuchtet.

In diesem Blogartikel geht es um den praktischen Einsatz von BPO, Cloud-Service und On-Premises.
 

Cloud-Service oder BPO: Strategisches Fairplay führt zum Erfolg

Für beide Konzepte gilt: Die Mitspieler müssen an der richtigen Position spielen. Der Einsatz cloudbasierter Services genauso wie das Outsourcing von Geschäftsprozessen bergen vor allem die Chance, Veränderungsprozesse selbstbestimmt zu gestalten, ohne von außen getrieben zu sein.

Der Erfolg stellt sich dann ein, wenn Anbieter und Servicenutzer klare, verbindliche Erwartungshaltungen abstimmen. Bei einem einfachen cloudbasierten Service ist das gegebenenfalls schnell erledigt. Bei der Auslagerung von Prozessen muss mehr Zeit investiert werden, um die Übergänge und vorhandenen Erwartungen abzugleichen.

Denn auch in einer scheinbar kurzlebigen Welt möchten weder der Anbieter noch der Servicenutzer das Rad ständig neu erfinden, sondern eine erfolgreiche und langfristige Geschäftsbeziehung auf Augenhöhe führen. Das bedeutet keinesfalls, dass immer alles harmonisch verlaufen muss und wird. Ein fairer Umgang führt jedoch dazu, dass beide Seiten auf Dauer erfolgreich bleiben und Spaß dabei haben. Das ist insbesondere bei BPO-Projekten ein wesentlicher Garant fürs Gelingen. Ein Service-Level-Agreement (SLA) schafft hier Klarheit für alle Beteiligten, was genau an Leistung, Verfügbarkeit, Funktionalität und Performance auf beiden Seiten erwartet wird.
 

Drei Strategien aus der Praxis für die Dokumentendigitalisierung

Ein gutes Beispiel zur Veranschaulichung der Ansätze in der Praxis ist die Digitalisierung von Dokumenten. Im Purchase-to-Pay- oder Order-to-Cash-Prozess erreichen unstrukturierte Daten die Unternehmen. Das sind Papierbelege, Faxe oder auch E-Mails. Teilweise liegen die Belege zwar in digitaler Form vor, jedoch sind die prozessrelevanten Informationen nicht strukturiert vorhanden.

Die Digitalisierung beschreibt, welche Informationen von einem Beleg zum Beispiel in ein ERP-System übertragen werden müssen. Bei einer Rechnung sind das die Angaben, die beispielsweise nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlich sind, bei einer Auftragsbestätigung ist es der Bezug zur Bestellung oder das abweichende Lieferdatum, bei einem eingehenden Kundenauftrag liegt das Augenmerk eher auf den zu liefernden beziehungsweise zu fertigenden Positionen.

Selbstverständlich kann heutige Software Daten auslesen und bereitstellen. Zumal standardisierte Formate wie EDIFACT, ZUGFeRD oder XRechnung genau dabei unterstützen sollen. Völlig ohne Personal geht es jedoch in den seltensten Fällen, denn irgendjemand muss zumindest die Post bearbeiten. In dem hier beschriebenen Teilprozess geht es also um die Aufbereitung eingehender Belege und die Erfassung aller relevanten Daten aus dem Dokument:
 

On-Premises

Bei einer On-Premises-Lösung übernimmt das Unternehmen diesen Job komplett selbst. Es kauft die Software zur Digitalisierung, stellt die IT-Infrastruktur, die Serverrechenleistung, die Prozessorganisation sowie das Fachpersonal für die komplette Anwendungs- und Betriebsbetreuung. In den vergangenen 15 Jahren war dies das bevorzugte Modell des Mittelstands.
 

SaaS

Bei einer Cloud-Lösung kann das Unternehmen, die vorher On-Premises betriebene Software aus der eigenen Verantwortung in die Verantwortung des Cloud-Anbieters geben. Die Vorteile sowie Herausforderungen einer solchen SaaS-Lösung wurden bereits im ersten Teil des Artikels näher erläutert: Verfügbarkeit, Funktionalität und neueste Technologien sind immer in der aktuellen Nutzung. Der On-Premises-Anteil entfällt und der Betrieb der Lösung in Bezug auf den Teilprozess wird erheblich leichter. Das Know-how, wie genau mit den digital gewonnen Daten umgegangen wird oder wie die eingehende Post vorsortiert werden muss, liegt weiterhin beim Fachpersonal des Unternehmens.
 

BPO

In der BPO-Variante wird der Teilprozess komplett ausgelagert. Für die reine Digitalisierung im obigen Sinne ist nur noch der Serviceanbieter zuständig. Ein SLA regelt auch hier, wie mit der eingehenden Post – egal ob elektronisch oder in Papierform – umzugehen ist, welche Zeiträume für die Bearbeitung zur Verfügung stehen, und welche Datenqualität im Zielsystem erwartet wird.
 

Beispiel: Mehrwertsteuersenkung

Ein schönes Beispiel, um alle Ansätze nochmal zu verdeutlichen, ist die Mehrwertsteuersenkung ab 1. Juli 2020. Diese Umsetzung musste nun kurzfristig in allen drei Umgebungen eingerichtet werden.

• Im Falle des ausgelagerten Prozesses (BPO) hat das Unternehmen schlichtweg kein To-Do:
  Es liegt komplett in der Verantwortung des Servicedienstleisters, sich um die technische Umsetzung zu kümmern und die entsprechenden, korrekten Daten ans Unternehmen zu liefern.
• Beim SaaS muss das Unternehmen den Fall innerhalb des Prozesses lösen, aber es kann sich darauf verlassen, dass die Software in der Cloud pünktlich in der Lage ist, die neuen Mehrwertsteuersätze zu erkennen und zuzuordnen.
• In der On-Premises-Welt bleiben alle Aufwände am Endkunden hängen, dieser muss es in der Software und im Prozess umsetzen. Hier braucht es dann Beratung, Unterstützung bei den entsprechenden Software-Einstellungen sowie eventuell anstehenden Software-Updates. Gerade bei On-Premises könnte die Zeit zum kritischen Faktor werden.
   

Fazit: Sie haben die Wahl

Sie haben eine starke IT und ausreichend Personal? Dann kann auch On-Premises die richtige Lösung für Sie sein. Unsere Erfahrung ist, dass die meisten Unternehmen nicht möchten, dass die eigenen Fachleute ihre wertvolle Zeit damit verschwenden, Belege anzuschauen und zu vergleichen, hier werden Teilprozesse gerne ausgelagert. Zumal es oft auch Schwankungen nach oben im Belegaufkommen gibt, die dann der Servicedienstleister auffangen muss.

Auf der anderen Seite gibt es Kunden, die beim Abgleich oder der Validierung von Belegen sehr viel Spezialwissen einsetzen, da passt dann Software as a Service. Das Unternehmen muss sich nicht mehr um die IT-Betriebsthemen kümmern, sondern kann sich darauf verlassen, dass die Software auf dem neuesten technologischen Stand ist – inklusive Compliance, Datensicherheit und Datenschutz.

Unternehmen haben die Wahl. Sie müssen sich nur die Frage stellen, ob es noch zeitgemäß ist und der eigenen Kernkompetenz entspricht, administrative Geschäftsprozesse im eigenen Haus durchzuführen.