Business Process Outsourcing (BPO) ist nicht das Modell der Zukunft – sondern der Gegenwart!

Inhaltsübersicht:

• Was bedeutet BPO?
• BPO: Vorteile für den Mittelstand
• Hochqualitative Rechnungserfassung
• BPO Kriterienkataloge
• Business Process Outsourcing in der Praxis
• E-Invoicing in SAP: Top Service und Vertrauen
• Fazit: Nur Lohnkosten zu reduzieren, ist zu kurz gedacht

Wer strategisch handeln kann, ohne sich operativ zu belasten, ist klar im Vorteil. Dies bedeutet für Unternehmen vor allem, dass sie sich auf ihre wettbewerbs-differenzierenden Kernprozesse konzentrieren sollten. Warum also nicht die Prozesse auslagern, deren Betrieb Unternehmen unnötig Zeit und Geld kostet?

Personalverwaltung, Lohnabrechnung, betriebliche Altersversorgung (bAV), aber vor allem auch Teilprozesse wie etwa die Belegverarbeitung sind prädestiniert für das Business Process Outsourcing (BPO).
 

Was bedeutet BPO?

BPO bezeichnet das Auslagern von adminstrativen Geschäftsprozessen an externe Dienstleister, mit dem Ziel, arbeitsintensive, nicht geschäftskritische Abläufe effizienter und kostengünstiger durchführen zu lassen. Denn für den jeweiligen BPO-Dienstleister gehören eben diese Prozesse zum Kerngeschäft.

Im Unterschied zu anderen Formen des Outsourcings wird bei BPO ein Teil der Ablauforganisation ausgelagert und nicht ein Teil der Aufbauorganisation im Sinne einer kompletten organisatorischen Einheit – so wie es oft in Konzernstrukturen vorkommt. Da gibt es dann ganze Abteilungen, die als Shared Service Center betrieben werden.

Auch Software as a Service (SaaS) und Business Process Outsourcing werden gerne in einem Atemzug genannt, dabei haben sie im Grunde nichts miteinander zut tun. In der Prozessbetrachtung sind es getrennte Themen. Bei SaaS kaufen Unternehmen einen Softwareservice ein, die Prozesshoheit und die Entscheidungsbefugnis, wie der Service eingesetzt wird, bleibt beim Unternehmen.

Beim BPO liegt die Kontrolle und Steuerung der ausgelagerten Prozesse beim Dienstleister. Denn streng genommen interessiert es das auftraggebende Unternehmen nicht, mit welcher Softwarelösung der Dienstleister hantiert. In erster Linie muss der qualitativ hohe Output pünktlich gewährleistet sein.

Vorteile und Unterschiede zwischen SaaS, BPO und On-Premises beleuchtet der Blogbeitrag »On-Premises, SaaS oder Outsourcing: Haben wir eine Wahl? Oder sind wir nicht längst Getriebene?«.
 

BPO: Vorteile für den Mittelstand

• Fokus und Konzentration auf das Kerngeschäft
• Zugriff auf Fachwissen und Nutzung neuester Technologien
• Effizienzsteigerung
• Umsatzsteigerung
• Volle Flexibilität
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
• Einsparung von Betriebskosten

Gerade für den Mittelstand macht es Sinn, Teilprozesse auszulagern, um Betriebskosten zu reduzieren und die IT zu entlasten. Zusatzverpflichtungen außerhalb der Mitarbeiterqualifikation fallen weg und es entsteht wieder Raum für das Ausüben der Kernkompetenzen. Ein gut funktionierendes Beispiel aus der Praxis ist die Auslagerung der aufwendigen Aufbereitung von Rechnungsdaten.
 

Hochqualitative Rechnungserfassung

Unterschiedliche Rechnungsarten sowie komplexe Abläufe sind in der Eingangsrechnungsverarbeitung keine Seltenheit. Damit hier alles in einem perfekten Zusammenspiel ist, müssen oft nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern auch viele interne Richtlinien erfüllt sein. Dabei wirken sich spezielle Konstellationen wie zum Beispiel Sonderkäufe, Dienstleistungsrechnungen, Zusatzkosten oder Preis- und Mengenabweichungen zur Bestellung unterschiedlich auf die weiteren Prozesse aus.

Hinzu kommen auch viele Rechnungen, die eine spezielle digitale Erfassung und Verarbeitung benötigen. So gibt es etwa Rechnungen, die Bilder im Anhang enthalten: Diese Bilder müssen, anders als die Rechnungen selbst, in einer hohen Bildqualität digitalisiert werden. Auch die Verarbeitung ausländischer Belege hinsichtlich Steuern und Vorsteuerabzügen bedarf einer besonderen Erfassung. Das sind alles Prozessschritte, die viel Zeit kosten und im besten Fall nicht von Fachkräften mit völlig anderen Qualifikationen erledigt werden sollten.
 

BPO Kriterienkataloge

Beim Outsourcing solcher Teilprozesse erstellen Unternehmen oft Kriterienkataloge, die festlegen, wie die Belege zu verarbeiten sind. Solche Kataloge enthalten auch gesonderte Wünsche, die ein kompetenter Dienstleister selbstverständlich leisten sollte: So möchten zum Beispiel einige Fachabteilungen Anlagen im Original haben, die Rechnungen aber nur in Kopie. Wiederum andere Fachbereiche benötigen zusätzliche Belegnotizen für im Vorfeld definierte Sachverhalte, die der Servicedienstleister daraufhin mitliefert.

In diesem Zusammenhang ist auch ein gut ausgearbeitetes Vertragswerk hilfreich. Es definiert, wo die Daten liegen, wie sie geschützt werden, wie die Rechtervergabe ist, was in Katastrophenfällen passiert und wie die Datenverwaltung den Vorschriften entspricht.
 

Business Process Outsourcing in der Praxis

Auch der Spezialist für Dichtungstechnologie, die REINZ-Dichtungs-GmbH, setzt bei der Erfassung und Validierung seiner Eingangsrechnungen auf Outsourcing. Das Unternehmen erhält heute innerhalb von maximal 48 Stunden alle Rechnungen digital und verifiziert ins eigene SAP-Eingangsbuch zur weiteren Freigabe oder Buchung.

„Wir haben erkannt, dass wir mit der Auslagerung viele Ressourcen schonen und unsere Standardtätigkeiten verringern. Darüber hinaus haben wir die IT-Serverkosten reduziert und konnten uns die Optical-Character-Recognition-Software sparen“, bestätigt Patrick Kreuzer, Leiter Finanzen bei REINZ, die Vorteile des Outsourcings.

Selbstverständlich berücksichtigt der externe Dienstleister auch bei REINZ Besonderheiten wie etwa die Validierung von Conto-pro-Diverse (CpD)-Lieferanten aus circa 40 Ländern. Um diesen Aufwand muss REINZ sich nicht mehr kümmern: Die Mitarbeiter im Rechnungswesen oder Einkauf werden nicht mehr mit administrativen »Vorarbeiten« belastet oder müssen Krankheits- bzw. Urlaubssituationen personell organisieren. Das erledigt jetzt der Servicedienstleister.
 

E-Invoicing in SAP: Top Service und Vertrauen

Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Miteinander zwischen Unternehmen und BPO-Dienstleister. Denn BPO ist nicht mal eben so umgesetzt und fertig, es bedeutet stetige Optimierung und kontinuierlichen Austausch. Eine transparente und gute gegenseitige Abstimmung sowie ein wohlwollendes Miteinander sind wesentliche Erfolgsfaktoren für BPO-Projekte. So auch bei Mercedes-AMG, der Performance- und Sportwagen-Marke von Mercedes-Benz. Das Affalterbacher Unternehmen hat die Dokumenten- und Prozessdigitalisierung der Eingangsrechnungen ganzheitlich ausgelagert.

In regelmäßigen Reviews stimmen sich die AMG-Anwendungsbetreuung und der Dienstleister ab. Wo nötig, wird dann der Gesamtprozess im Rechnungswesen – von der Digitalisierung beim Dienstleister bis zur Bearbeitung der Belege in SAP – nachjustiert.
 

Fazit: Nur Lohnkosten zu reduzieren, ist zu kurz gedacht

Selbstverständlich sollten Unternehmen vorher analysieren, welchen Mehrwert ein BPO-Projekt für sie hat. Wer einfach kurzfristig Lohnkosten reduzieren möchte und Prozesse in vermeintlich günstigere Länder auslagert, denkt zu kurz.

Prozessinnovation spielt bei BPO eine entscheidende Rolle: Ohne Prozessoptimierung sollten keine Prozesse ausgelagert werden. Daher ist es unumgänglich, die Abläufe auch intern zu reorganisieren. Hier ist es sinnvoll, direkt die Hilfe des externen Dienstleisters in Anspruch zu nehmen, schließlich haben die meisten langjährige Erfahrung und Prozesskompetenz.

Der Start eines BPO-Projekts muss optimal vorbereitet sein. Es sollte klar sein, welche Aufgaben ausgelagert werden und welche Ziele das Unternehmen verfolgt. BPO wirkt sich auf das ganze Unternehmen aus, daher müssen in der Vorbereitung auch die bestehenden Prozesse an das Outsourcing angepasst werden.