Digitale Eingangsrechnungslösung: 15 Arbeitstage vom Workshop bis zum Go-Live!

[Letztes Update 13.04.2021: Aktualisierung der Rechnungszahlen für 2020]

Inhaltsübersicht:

• Gespräch mit Matthias Landhäußer
• Wie hat es die Onejoon GmbH geschafft, eine digitale Eingangsrechnungslösung in fünf Wochen umzusetzen?
• Warum war es Ihnen wichtig, mit dem Standard zu starten?
• Standard klingt ja oft nach einem absoluten Minimum. Hatten Sie keine Sorge, dass die Basics nicht ausreichen?
• Warum glauben Sie, fällt es Unternehmen trotzdem schwer, bei der Einführung einer digitalen Rechnungslösung in SAP beim Standard zu bleiben?
• Wie wirkt sich ein solches Vorgehen auf die Mitarbeiterakzeptanz aus?
• Die Standardeinführung hat auch dazu geführt, dass Sie von zehn Freigabeworkflows jetzt aktuell noch vier haben. Ist das ausreichend?
• Jetzt ist die Lösung ja bereits seit einigen Wochen im Einsatz. Wie läuft es denn?
   

Mission possible: Eine digitale Eingangsrechnungslösung innerhalb von fünf Wochen live schalten? Die Onejoon GmbH hat es gemeinsam mit der AFI Solutions geschafft und gehört jetzt zu den großen Befürwortern von Best-Practice-Lösungen innerhalb der Prozessdigitalisierung in SAP.

Seit Januar 2020 gehört die Onejoon GmbH, ehemalige Eisenmann Thermal Solutions GmbH & Co. KG, als Tochterunternehmen vollumfänglich zur Onejoon-Gruppe. Im Zuge dieser Eingliederung war der Industrieofenbauspezialist auf der Suche nach einer neuen elektronischen Lösung für Eingangsrechnungen.
 

Eingangsrechnungsvolumen

Die Einführung der Lösung sollte schnell gehen, da die personellen Strukturen nicht darauf ausgelegt waren, Rechnungen manuell zu verarbeiten. Das Team war und ist voll auf digital eingestellt.

In den letzten Jahren lag das durchschnittliche Rechnungsvolumen bei 20.000 Eingangsrechnungen mit circa 30.000 Rechnungspositionen im Jahr. Aufgrund  der  globalen  Krise  fielen  in  2020  ca.  7.000  Eingangsrechnungen  inklusive 17.000 Positionen an. Die Rechnungen erreichen das Unternehmen überwiegend per E-Mail-PDF (circa 90 Prozent), das Papieraufkommen ist schwindend gering und liegt bei unter 10 Prozent.
 

Gespräch mit Matthias Landhäußer

Matthias Landhäußer, Leiter des Projektmanagements sowie Einkaufs bei der Onejoon GmbH, erzählt im Interview, wieso es gerade bei elektronischen Eingangsrechnungslösungen in SAP sinnvoll ist, mit einer Standardkonfiguration zu starten und was das mit Vertrauen zu tun hat.
 

1. Herr Landhäußer, wie hat es die Onejoon GmbH geschafft, eine digitale Eingangsrechnungslösung in fünf Wochen umzusetzen?

Matthias Landhäußer: Kurzum: Wir haben als Kunde darauf geachtet, dass wir den Lösungsstandard der AFI Solutions akzeptieren. Die Antwort klingt simpel, ist aber nicht zu unterschätzen. Denn es bedeutet, dass wir im Projekt alle Wünsche und Verbesserungen, die oft in den ersten Wochen einer Einführung auftreten, hinten angestellt haben. Nur so war es letztendlich möglich, die Eingangsrechnungslösung innerhalb von insgesamt 15 Arbeitstagen einzuführen.
 

2. Warum war es Ihnen wichtig, mit dem Standard zu starten?

Unsere Erfahrung mit einer großen SAP-Einführung hat gezeigt, dass der Projektstart nur schleppend vorangeht, wenn wir den Fachteams in der Design-Phase uneingeschränkt erlauben, Wünsche und Änderungen zu äußern, ohne mit der neuen Softwarelösung vertraut zu sein. Softwarelieferanten sind stets gewillt, diese zu erfüllen, was wiederum zu langen Einführungszeiten führen kann. Eine saubere Definition der Mindestanforderungen stellt bereits bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung die Basis dar.

Daher war die Prämisse bei uns: Wir bleiben zu Beginn beim Standard und lassen die AFI Solutions »einfach machen«. Danach lernen unsere Mitarbeiter das Tool, seine Funktionen und Beschränkungen intensiv im Produktivbetrieb kennen und beobachten die Möglichkeiten und den Einsatz im Arbeitsalltag. Später kümmern wir uns mit den gewonnenen Erfahrungen um die Optimierungen, Erweiterungen und Feinjustierungen.  
 

3. Standard klingt ja oft nach einem absoluten Minimum. Hatten Sie keine Sorge, dass die Basics nicht ausreichen?

Meiner Meinung nach sollte die Standardlösung eines Anbieters für Rechnungserfassungssoftware in ihrer Grundform bereits deutliche Vorteile gegenüber der manuellen Erfassung zeigen. Das Customizing auf den Kunden besteht aus einzelnen Schritten, die es noch effizienter machen können, aber das ist schließlich auch zu einem späteren Zeitpunkt noch möglich. Es ist sinnvoll, hier evolutionär vorzugehen. Wenn die Anwender das Tool richtig kennen, ist der nachhaltige Erfolg der Optimierungswünsche größer und die Kosten hierfür geringer.  
 

4. Warum glauben Sie, fällt es Unternehmen trotzdem schwer, bei der Einführung einer digitalen Rechnungslösung in SAP beim Standard zu bleiben?

Das kann sicher mehrere Gründe haben. In unserem Fall kann ich bestätigen, dass es auch unseren Mitarbeitern schwerfiel, zumal wir davor bereits eine andere, sehr auf das Unternehmen angepasste Rechnungslösung hatten. Wenn dann eine neue Lösung kommt, ist man in der Regel gedanklich nach wie vor stark in den Funktionen des alten Systems verhaftet und möchte diese im neuen Werkzeug wiederfinden und abbilden. Vertraute Funktionen sind aber oft nicht gleich sichtbar.

Unmittelbar nach der ersten Schulung mit dem neuen Tool kamen von den Anwendern Änderungswünsche. Hätten wir diese zugelassen, wäre die Projektlaufzeit entsprechend länger geworden. Nach zwei Monaten Produktivphase konnten inzwischen die Änderungswünsche von damals auf genau einen Punkt reduziert werden.

Der Hauptfaktor, wie man ein Projekt schnell umsetzt, ist darüber hinaus das Vertrauen in den Lieferanten und seine Lösung. Wir hatten uns als Kunde vorgenommen, die AFI Solutions in ihrem Vorgehen nicht einzuschränken, sondern uns führen zu lassen. Das heißt: Projektplanung und Steuerung durch AFI Solutions bei konsequenter und kurzfristiger Unterstützung durch unser Team. Vertrauen haben, dass der Lieferant mit seiner Lösung unsere Projektziele erreicht.
 

5. Wie wirkt sich ein solches Vorgehen auf die Mitarbeiterakzeptanz aus?

Sicherlich gab es aufgrund des Aufschubs von Änderungswünschen noch keine Mitarbeiterzufriedenheit zu Einführungsstart. Bereits nach Wochen ist diese jedoch deutlich gestiegen. Eine kritische Reflektion, der in den ersten Produktivmonaten aufgetretenen Fragen zusammen mit AFI Solutions, hat sich im weiteren Verlauf sehr positiv ausgewirkt.

Trotz dieser nicht zu unterschätzenden Herausforderungen zeigt sich, dass die Entscheidung für den Standard die richtige war, zumal alle weiteren Optimierungen überwiegend das SAP-System selbst betreffen und nicht das AFI Add-On: Das sind beispielsweise Rechnungsprüfungstoleranzen, Mengentoleranzen oder Preisabweichungstoleranzen, die wir kreditorenspezifisch neu in SAP einstellen werden. Das hatten wir in der Vergangenheit nicht in der Form und da werden wir unser SAP-System anpassen müssen.
 

6. Die Standardeinführung hat auch dazu geführt, dass Sie von zehn Freigabeworkflows jetzt aktuell noch vier haben. Ist das ausreichend?

Das stimmt, wir hatten vorher zehn Freigabeworkflows im alten System. Jetzt haben wir die maximale Anzahl von vier Workflows im Standard erhalten und unsere Prozesse dementsprechend angepasst. Die häufigsten Freigaben gibt es bei den Kostenstellenbedarfen, bei Rechnungen ohne Bestellbezug und diese sind in der Regel zweistufig. Hier gibt es Optimierungspotenzial, das im weiteren Verlauf nun erkannt und als Anforderung definiert wurde. Aber auch in diesem Punkt gilt: Das, was der Standard uns hier bietet, ist für den Anfang absolut ausreichend. Es muss nicht alles von Beginn an automatisiert sein.
 

7. Jetzt ist die Lösung ja bereits seit einigen Wochen im Einsatz. Wie läuft es denn?

Unsere gesamte Eingangsrechnungsverarbeitung läuft bereits über das AFI Tool. Ich kann sagen, dass die Übersichtlichkeit im System im Vergleich zum alten Tool deutlich besser ist. Wir haben mit der AFI Lösung den gesamten Fakturavorrat optimal im Blick: Ich sehe übersichtlich, was sich in Bearbeitung befindet und was bezahlt wurde. Die Auswertungsmöglichkeiten ersetzen wiederum eine andere SAP-Funktion, nämlich die Liquiditätsplanung. Die anstehenden Cash-Outs können schnell und einfach ermittelt werden.

Für uns ist die Durchgängigkeit des Rechnungsprozesses sowie die Transparenz im AFI Monitor genial. Die automatische Verarbeitung der Rechnungsdokumente und die Texterkennung erleichtern die tägliche Arbeit ungemein. Und alles Weitere wird sich in naher Zukunft zeigen.

Vielen Dank für das Gespräch Herr Landhäußer.