Eingehende Auftragsbestätigungen in SAP automatisieren
Gewinnen Sie im Einkauf Zeit, um Tätigkeiten auszuführen, für die Sie qualifiziert sind. Auftragsbestätigungen von Hand zu vergleichen und abzutippen gehört sicher nicht dazu.
AFI Confirmation befreit Sie von unnötigen Arbeitsaufwänden und sorgt dafür, dass der Verarbeitungsprozess Ihrer Auftragsbestätigungen durchweg digital, automatisiert und nahtlos in SAP abläuft.
Sie profitieren von einem sicheren und vor allem transparenten Prozess. In der Praxis bestätigen unsere Kunden eine messbare Effizienzsteigerung sowie ein Einsparungspotenzial von bis zu 70 Prozent.
Bestellbestätigungen durchgängig digital und transparent verarbeiten
Die Lösung erfasst eingehende Auftragsbestätigungen automatisch digital und unabhängig davon, ob diese per E-Mail mit Anhang, Fax oder elektronischem Datenformat ankommen.
Dank eines 360-Grad-Rundum-Blicks im AFI Monitor haben Sie sämtliche erfasste Auftragsbestätigungen in SAP S/4HANA oder SAP ERP unter Kontrolle. Sie sehen alle wichtigen Funktionen wie Suche, Filterung, Statusübersicht und Ergebnisliste auf einen Blick.
AFI Confirmation übernimmt für Sie die Überprüfung der Belege auf Abweichungen etwa zum Preis, zur Menge oder zum Termin. Hierbei unterstützen Sie intelligente Assistenten, die bei der Prüfung helfen und zuverlässig durch die Bearbeitung führen.
Automatische Bestellbestätigung
Je weniger operative Einkäufer eine Auftragsbestätigung zu Gesicht bekommen, desto besser. Hierfür lassen sich Belege ohne Abweichungen über smarte Regeln automatisch bestätigen.
Reduzieren Sie Ihre manuellen Tätigkeiten auf ein Minimum und nutzen Sie AFI Confirmation für eine schnellere, fehlerfreie und prozesssichere Verarbeitung Ihrer Auftragsbestätigungen.
Was ist mit SAP Ariba?
Die Kombination AFI Confirmation und SAP Ariba ist nicht nur sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich. Warum das so ist, lesen Sie in unserem Blogartikel: Warum SAP Ariba eine Zusatzlösung braucht?
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Übrigens: Seit 2021 heißen DirectConfirmationControl und Solution4Confirmation nun AFI Confirmation.
Einkauf 4.0, E-Procurement & intelligenter Einkauf
Machen Sie mit unserer Auftragsbestätigungssoftware aus Buzzwords reale Vorteile, die zu Ihren Unternehmensbedürfnissen passen.
Intelligente Erfassung und Validierung
Sie haben die Wahl: Die Software für Auftragsbestätigungen bietet unterschiedliche Varianten für die Verarbeitung der Eingangsbelege sowie der automatisierten Datenerkennung.
Hierbei besteht die Möglichkeit einer klassischen On-Premises-Installation, einer Cloud-Variante inklusive KI-Learning oder die komplette Ausgliederung an unseren Digitalisierungsservice (AFI RedPaperCenter).
E-Mail und weitere elektronische Datenformate wie SAP Ariba, IDoc oder EDI/EDIFAKT lassen sich flexibel integrieren.
Mehr Übersicht, weniger Fragezeichen
Der AFI Confirmation Monitor ist Ihr Eingangsbuch direkt in SAP S/4HANA oder SAP ERP und zeigt Ihnen zentral alle eingehenden Auftragsbestätigungen über alle Eingangskanäle hinweg.
Hier erhalten Sie einen 360-Grad-Blick auf Ihre Vorgänge mit Suchfunktionen, Filtermöglichkeiten, Statusübersicht sowie Ergebnisliste.
Prüfung der Auftragsbestätigung effizient gemacht
Das Herzstück der Software für Auftragsbestätigungen vergleicht eingehende Bestellbestätigungen mit den dazugehörigen Einkaufsbelegen in SAP S/4HANA oder SAP ERP: Vom Originalbeleg über Kopf- und Positionsdaten bis hin zu den Detailinformationen einer Abweichung haben Sie im AFI Center alles unter Kontrolle.
Mit einem Klick lassen sich korrigierte Daten für einzelne, ausgewählte oder alle SAP-Bestellpositionen direkt übernehmen. Der hohe Bearbeitungskomfort sowie die intuitive Handhabung von AFI Confirmation zeigen sich vor allem in der Übernahme von Korrekturen. Alle relevanten Daten der zugehörigen SAP-Transaktionen stehen im direkten Zugriff.
Während des gesamten Prozesses lassen sich Notizen oder andere begründende Unterlagen direkt an den Vorgang anhängen.
Clevere Unterstützung für schlaue Einkäufer
Bei der Bearbeitung der Auftragsbestätigungen in AFI Confirmation unterstützen smarte Assistenten die Benutzer und führen mittels Bearbeitungshinweisen nachvollziehbar durch den Prozess. Mit nur einem Klick auf die Hinweise springt der Assistent direkt zur Abweichung und stellt diese dem Einkaufsbeleg gegenüber. Das umfangreiche Regel-Set der Assistenten lässt sich individuell anpassen.
Alles drin! Sicher und nachvollziehbar
Mit der Bestätigung übernimmt die Lösung alle Daten, wie beispielsweise Termine, Einteilungen, Mengen oder Preise mit Zu- und Abschlägen in die Einkaufsbelegsposition. Parallel wird das Originalbild der Auftragsbestätigung an den SAP-Einkaufsbeleg archiviert. Alle Änderungen sind in AFI Confirmation automatisch protokolliert.
Ortsunabhängig produktiv
Bei Abweichungen lässt sich ein Dialog mit der Fachabteilung starten. Rückfragen erfolgen entweder direkt in SAP S/4HANA bzw. SAP ERP, per E-Mail oder über eine Fiori-App. Mit dem Einsatz der modernen Fiori-Technologie ist die Belegprüfung jederzeit und von überall möglich, egal ob mit Smartphone, Tablet, Notebook oder am PC.
Module für AFI Confirmation
Erweiterungen, die in der Praxis überzeugen: Auch ein Modul kann eine ausgeklügelte Gesamtlösung sein. Ähnlich dem Baukastenprinzip passen Sie unsere Software für Auftragsbestätigungen in SAP mit den Modulen an Ihre Wünsche und Unternehmensprozesse an: Sie entscheiden, was am besten passt.
Sichere Bearbeitung und Prüfung
Auftragsbestätigungen, die über SAP als IDoc eingehen, können ebenfalls im zentralen Eingangsbuch dargestellt werden. Somit sind alle Eingangsbelege – unabhängig vom technischen Format – lückenlos in einer Übersicht verfügbar.
AFI Confirmation übernimmt Bestellbestätigungen ohne Abweichungen direkt in den SAP-Einkaufsbeleg. Ausschließlich Belege mit Abweichungen werden im Eingangsbuch markiert und dem Sachbearbeiter zur weiteren Prüfung und Bearbeitung vorgelegt.
AFI und SAP Ariba: Ihr Powerteam
Mit der Einführung von SAP Ariba als digitale Lösung für Auftragsbestätigungen in SAP bleiben einige wichtige Punkte offen: So ändert SAP Ariba beispielsweise im Standard die Daten direkt im SAP-Einkaufsbeleg und übernimmt eventuell vorhandene Abweichungen ohne die Überprüfung durch einen Sachbearbeiter. Außerdem ist die automatische Verbuchung einer Änderungsauftragsbestätigung über SAP Ariba eine weitere Herausforderung.
AFI Confirmation schließt diese Effizienzlücken und sorgt für die zentrale Verwaltung und Transparenz sämtlicher eingehender Auftragsbestätigungen. Jeder Sachbearbeiter wird somit transparent und rechtzeitig über eventuelle Abweichungen informiert.
Anwenderfreundlich in jeder Landessprache
AFI Solutions Softwarelösungen erhalten Sie im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch. Weitere Landesprachen sind optional erhältlich. Derzeit nutzen unsere Kunden über 20 Landessprachen, wie z. B. Bulgarisch, Chinesisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Ungarisch.
Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Neue Funktionen und Features sind somit für Mitarbeitende an Standorten im Ausland verständlich und nutzbar.
Videos zum Thema Auftragsbestätigungen in SAP
Live-Demo
Erfahren Sie mehr über AFI Confirmation für die digitale, automatisierte Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen in einer Live-Demo – übers Web oder bei Ihnen vor Ort.
Unsere Fachexperten beantworten die Fragen Ihrer Fachabteilungen und gehen dabei zielgerichtet auf Ihre Unternehmensanforderungen ein.
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