(Elektronische) Eingangsrechnungen in SAP automatisiert und digital verarbeiten
Wir sagen Effizienz voraus: Mit AFI Invoice erhalten Sie ein Multifunktionswerkzeug, um Ihre Rechnungsbearbeitung in SAP S/4HANA oder SAP ERP elektronisch, automatisiert und kosteneffizient zu verarbeiten. Ob Papier, E-Mail mit PDF-Anhang, EDI, QR-Rechnung oder nationale, internationale sowie branchenspezifische E-Rechnungsformate: Die Lösung verarbeitet alle Eingangsrechnungen zentral und komplett elektronisch.
Der Rechnungsworkflow steuert die Belege sicher und übersichtlich durch die SAP-Rechnungsprüfung. Dank eines zentralen AFI Rechnungseingangsbuchs erhalten Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung die volle Transparenz direkt im SAP-System. Je nach Rechnungskriterien ist ein hoher Grad an automatisierter Verarbeitung (Dunkelverbuchung) möglich. Die nahtlose Integration der Softwarelösung in SAP S/4HANA sowie SAP ERP sorgt für einen sicheren Datenaustausch in Echtzeit.
Dank modularer Architektur kann die Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung flexibel an Unternehmensstrukturen und -prozesse angepasst werden. Auch vorhandene Scanlösungen, OCR-Engines, Archiv- und E-Mail-Software lassen sich einfach anbinden. Mit der Single-Point-Of-Business-Lösung für eingehende E-Rechnungen sind Sie zudem bestens für die Zukunft vorbereitet, sowohl im nationalen, internationalen und branchenspezifischen Kontext.
Übrigens: Seit 2021 heißen DirectInvoiceControl und Solution4Invoice nun AFI Invoice.
Besser geht's nicht: Digitale Rechnungsbearbeitung in SAP
Oft kopiert und nie erreicht: AFI Invoice deckt bereits im Standard sehr viel mehr ab als andere Lösungen insgesamt. Der bestmöglichen, automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen steht mit unserer Lösung nichts im Weg.
Digitales Rechnungseingangsbuch in SAP
Ein mächtiges Werkzeug für alle, die lieber Bescheid wissen wollen. Im AFI Invoice Monitor haben Sie sämtliche Rechnungsdaten im Überblick, wie z. B. Skontodaten, Summenwerte oder den Bearbeitungsfortschritt. Mitarbeitende können die Monitoransicht nach eigenen Wünschen gestalten.
Rechnungsbearbeitung deluxe in SAP
Sei es die Prüfung, Kontierung, Freigabe oder Buchung in SAP S/4HANA oder SAP ERP: Mit dem AFI Invoice Center erreichen Sie ein neues Level der Rechnungsbearbeitung. Wareneingangsprüfungen, Gutschriften, Kürzungen oder Positionssplits sowie -zusammenfassungen sind rasch und zuverlässig erledigt. Beschleunigt wird die Eingangsrechnungsverarbeitung noch durch automatische Zuordnungsvorschläge zu Sachkonten oder Bestellpositionen.
Empfangen Sie E-Rechnungen effizienter
Automatisieren Sie mit AFI Invoice den elektronischen Empfang von eingehenden E-Rechnungen, um schneller, effizienter und damit produktiver zu werden. Durch das Customizing von Workflows können E-Rechnungen z. B. komplett dunkel verbucht werden, abhängig von der jeweiligen Betragshöhe oder vom ausgewählten Debitor.
Bestens organisiert
Gestalten Sie Ihre Arbeitsoberfläche nach Ihren Bedürfnissen und treffen Sie faktenbasierte Entscheidungen. Mit wenigen Klicks werden zielsicher die relevanten Eingangsrechnungen in SAP angezeigt. Umfassende Suchmöglichkeiten nach Daten, Bearbeitungsstatus oder Volltext erleichtern die Arbeit zusätzlich. Zudem lassen sich wiederkehrende Suchen schnell und komfortabel als Favoriten für gezielte Auswertungen und optimales Arbeiten speichern.
Smarte Unterstützung durch intelligente Assistenten
Sie konzentrieren sich auf Ihre Kernaufgaben, unsere intelligenten Assistenten unterstützen Sie zuverlässig beim Rest: So werden z. B. die steuerrechtlichen Vorgaben nach UStG §13b und §14 automatisch überprüft oder andere berechtigte Bearbeitungshinweise gegeben. Das smarte Regel-Set lässt sich jederzeit auf individuelle Bedürfnisse anpassen und sorgt für einen freien Kopf bei der Rechnungsbearbeitung in SAP.
SAP-Rechnungsprüfung sicher steuern
Der AFI Invoice Workflow lässt sich dank grafischem Regelwerk einfach in SAP S/4HANA sowie SAP ERP gestalten. Der SAP-Rechnungsfreigabeprozess wird dadurch sicher durch die jeweiligen Fachabteilungen gesteuert. Der Status der Rechnungsprüfung ist jederzeit ersichtlich. Erfüllen Rechnungen vorgegebene Kriterien, steht der automatischen Dunkelbuchung nichts mehr im Weg. Auch die Rechnungsfreigabe ist direkt in SAP S/4HANA bzw. SAP ERP oder außerhalb des SAP-Systems online möglich – unabhängig vom mobilen Device. Sämtliche Prozessschritte, inklusive Rechnungsfreigeber, sind nahtlos dokumentiert und mit dem SAP-Beleg verknüpft.
Lieferantenkommunikation
Der Communicator beschleunigt klärende Kommunikationsprozesse mit Lieferanten, z. B. Rechnungsbeanstandung nach §14 UstG. Auf Basis der Rechnungsdaten und der im SAP-System hinterlegten Kreditorenstammdaten erstellen Sie mit nur einem Klick Ihr Lieferantenanschreiben. Dieses wird dann direkt aus dem entsprechenden SAP-System per E-Mail, ggf. inklusive ausgewählter Anhänge, versendet.
Nachhaltige Systemarchitektur
„Die einzige Konstante ist die Veränderung.“ (Heraklit) Auf dieser Maxime ist die AFI Systemarchitektur gebaut. Abgestimmt auf Performance können Sie sicher sein, dass die Lösungsgestaltung immer die neusten technologische Entwicklungen miteinbezieht. Dank modularem Aufbau lässt sich AFI Invoice flexibel durch Module ausbauen und ist größenteils direkt in SAP S/4HANA oder SAP ERP abgebildet.
Pimp your SAP: Module für AFI Invoice
Klein, aber oho: Dank des Lego-Prinzips lassen sich unsere Lösungen auf Ihre Bedürfnisse anpassen – genau so, wie Sie es brauchen. Hierdurch sind viele ineinandergreifende Varianten auf Basis eines starken Standards für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung möglich.
Vollautomatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungsformate
Für elektronische Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Formaten empfiehlt sich das Modul E-Invoice. Die Daten werden je nach Rechnungsformat (Mailbox, EDI, ZUGFeRD, XRechnung oder FatturaPA) direkt verarbeitet oder vorab mittels Erkennungssoftware (OCR) ausgelesen.
Hiermit lassen sich digitale Eingangsrechnungen automatisiert importieren, archivieren und bearbeiten. Jegliche manuellen Tätigkeiten entfallen. Unmittelbar danach sehen Mitarbeitende alle Rechnungen im AFI Monitor - Ihrem digitalen Rechnungseingangsbuch direkt in SAP. Die elektronische Archivierung rationalisiert zudem die Aufwände der Rechnungsablage.
Mobiles Arbeiten mit UI5-Technologie
Smartphone, Tablet, Laptop oder PC: Bearbeiten Sie Ihre Rechnungen mit der AFI Rechnungsprüfung jederzeit völlig ortsunabhängig. Das Modul Approval macht, dank der bewährten UI5-Technologie, mobiles Arbeiten plattformunabhängig möglich: Aufgaben lassen sich mit der mobilen SAP-Rechnungsprüfung einfach unterwegs erledigen. Approval erlaubt die volle Teilnahme am Freigabeprozess, unabhängig davon, wo Sie sich aufhalten.
Einfach und von überall Rechnungen kontieren, freigeben oder ablehnen – auch außerhalb von SAP. Non-SAP-User werden flexibel in den Workflowprozess eingebunden und per E-Mail informiert. Elektronische Assistenten unterstützen die Rechnungsfreigabe und das Rechnungsoriginal ist nur einen Klick entfernt. Bei Bedarf lassen sich Notizen sowie Anlagen hinzufügen. Sie arbeiten so, wie es für Sie am besten passt.
Sicher und komfortabel mit dem VAT-RuleSet
Die zunehmende Globalisierung der Märkte führt zu einer immer komplexeren Abwicklung der Steuervorgänge in Unternehmen. Regelmäßig ändern sich Vorschriften und Rechtsprechung in Bezug auf die Umsatzsteuerregularien. Buchhalter müssen stets auf dem Laufenden bleiben, wenn es darum geht, Vorsteuerverluste zu vermeiden, die richtige Umsatzsteuer abzuführen und das erweiterte Reverse-Charge-Verfahren zu berücksichtigen.
Mit dem VAT-RuleSet für die SAP-Rechnungsprüfung haben Sie diese komplexen Herausforderungen im Griff – besonders im Hinblick auf internationale Transaktionen. Das VAT-RuleSet prüft Eingangsrechnungen auf diverse Regularien: Anhand bestimmter Merkmale werden Rechnungen über Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU und aus Drittländern erkannt, mit SAP-Daten verglichen und das entsprechende Steuerkennzeichen wird vorgeschlagen. Assistentenmeldungen weisen auf Unstimmigkeiten und Abweichungen hin und unterstützen bei der weiteren Bearbeitung.
Bessere Entscheidungen dank gezielter Auswertungen
Gezielte Auswertungen, Kennzahlen (KPIs) und Perfomance-Analysen rücken Trends frühzeitig in den Fokus und sorgen für Transparenz. Erstellen Sie Auswertungen nach Periode, Buchungskreis und Kreditor oder analysieren Sie die Bearbeitungszeiten vom Scannen bis zur Freigabe. Vieles ist möglich. Ein Export nach Excel sorgt für die grafische Aufbereitung aller Auswertungen und Ergebnisse. Das Modul verfügt bereits im Standard über umfangreiche Statistik-Templates, die sich optional erweitern lassen.
Debitorische Belege schnell und transparent verarbeiten
Ergänzen Sie die Buchungsmöglichkeiten von AFI Invoice beispielsweise bei Gutschriften, eingehenden Kundenbelastungsanzeigen oder Werbekostenzuschuss-Belegen. So steht der automatisierten Verarbeitung debitorischer Belege nichts im Weg.
Sie erhalten durchgängige Prozesstransparenz: Bearbeitungszeiten werden verkürzt, mögliche Fehlerquellen reduziert und eine lückenlose Dokumentation wird sichergestellt. Die zu verbuchenden Belege werden eingescannt, früh archiviert und mittels OCR-Belegdaten (wie Buchungskreis, Debitor, Beträge und Steuersätze) automatisch ausgelesen. Der erzeugte Beleg inklusive Original erscheint mit Debitornummer im AFI Invoice Monitor und kann von dort mittels Standardfunktionen (Notizen, Workflow und Rückfrage) weiterverarbeitet werden.
Anwenderfreundlich in jeder Landessprache
AFI Solutions Softwarelösungen erhalten Sie im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch ausgeliefert. Weitere Landesprachen sind optional erhältlich. Derzeit nutzen unsere Kunden über 20 Landessprachen, wie z. B. Bulgarisch, Chinesisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Ungarisch. Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Neue Funktionen und Features sind somit für Mitarbeitende an Standorten im Ausland verständlich und nutzbar.
Videos zum Thema Rechnungseingangsverarbeitung in SAP
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