Breuninger goes digital
Wie sich die digitale Eingangsrechnungs-verarbeitung in der Fashionwelt behauptet
Street-Style, Boho-Chic oder Casual: Ein Styling lässt sich mehrmals am Tag wechseln oder neu interpretieren. Inspiration dafür bietet das Modehaus Breuninger. Hier findet das Beauty- und Lifestyle-Herz alles, was es benötigt. Ähnlich bietet die IT-Welt ein umfassendes Portfolio, um etwa das Arbeitsleben besser zu gestalten. Gerade digitale Technologien sorgen bei komplexen Prozessen für mehr Übersicht und Kontrolle. Allerdings benötigt eine IT-Transformation weit mehr als nur einen Umstyling-Tag: Strategie und Geduld sind gefragt.
Volle Transparenz über Bearbeitungsstatus der Eingangsrechnungen
1881 in Stuttgart gegründet gehört Breuninger zu den exklusiven Department Stores Deutschlands. Rund 200 bis 350 Rechnungen erhält das Fashion- und Lifestyle-Unternehmen täglich. Bisher waren die überwiegend papierbasierten Belege im ganzen Unternehmen verteilt, wie Stephanie Merz, Projektmanagerin Finance & Accounting bei Breuninger, erzählt: „Aufgrund des dezentralen Eingangs der Rechnungen hatten wir keinen Überblick darüber, ob sich Rechnungen bereits bei uns im Haus befanden beziehungsweise wo die Rechnungen zur Bearbeitung lagen und an welcher Stelle es hing.“
Mithilfe der digitalen Eingangsrechnungslösung der AFI Solutions sollte die Rechnungsbearbeitung in SAP künftig automatisiert, kosteneffizient und vor allem transparent erfolgen. Zudem war es Breuninger wichtig, die Lösung zügig einzuführen. Vor Projektbeginn wurden die Ist-Prozesse aller Bereiche mit einer hohen Anzahl an Rechnungen dokumentiert und in Diagrammen visualisiert. Im weiteren Verlauf stellte sich dann heraus, dass eine Standardeinführung nicht in Frage kommt. Die Projektverantwortlichen beschlossen, den Ansatz eines MVP (Minimum Valueable Product) zu fahren. So startete das Projekt zu Beginn mit einem einstufigen Freigabe-Workflow, der später auf zwei verschiedene Workflows ausgeweitet wurde.
Um einheitliche Oberflächen für die Freigeber zu erhalten, wurde auf eine Freigabe innerhalb von SAP verzichtet und komplett auf die Freigabe in der AFI Invoice Approval Anwendung gesetzt. Diese ist für den Anwender wesentlicher einfacher zu bedienen und bietet die notwendigen Kontierungsmöglichkeiten.
Die Rechnung ging voll auf
Der Einsatz der digitalen Lösung hat sich bereits jetzt ausgezahlt, wie Merz zusammenfasst: „Die digitale Verarbeitung der Eingangsrechnungen ist ein großer Gewinn für uns. Mit AFI Invoice wissen wir jetzt ganz genau, wo welche Rechnung liegt und können den Status der Bearbeitung jederzeit nachvollziehen. Die Transparenz bleibt für uns ein entscheidender Vorteil. Darüber hinaus wissen wir die digitale und somit auch ortsunabhängige Rechnungsfreigabe in Zeiten eines hohen Homeoffice-Anteils aufgrund der Corona-Pandemie noch mehr zu schätzen. Darin zeigt sich, dass der digitale Weg der nachhaltigere ist, da er Unternehmen ermöglicht, flexibler und besser auf Unerwartetes zu reagieren.“
Weitere Informationen zum Projekt und zur Umsetzung finden Sie in der Success Story.
